Die wichtigsten Begriffe und Definitionen: Alles, was du über Mitarbeiterbenefits in 2024 für dein Unternehmen wissen musst.
Arbeitgeberattraktivität beschreibt die Anziehungskraft, die Unternehmen auf Bewerber:innen und potenzielle künftige Mitarbeitende haben. Doch auch wenn Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv sind, fällt es ihnen leichter bestehende Mitarbeitende zu halten, fällt unter Arbeitgeberattraktivität. Mithilfe von modernen, flexiblen Mitarbeiterbenefits können Unternehmen ihre Arbeitgeberattraktivität verbessern.
Mit der sogenannten Anrufungsauskunft oder Lohnsteueranrufungsauskunft wird beschrieben, unter welchen Rahmenbedingungen Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden Gehaltsextras wie Mitarbeiterbenefits gewähren möchten. Dabei geht es um ganz konkrete und klar formulierte lohnsteuerliche Sachverhalte und Zweifelsfragen zum Lohnsteuerabzugsverfahren. Arbeitgebende und Arbeitnehmende können so ihre lohnsteuerlichen Pflichten absichern lassen. Unternehmen erhalten eine kostenlose und bindende Anrufungsauskunft vom zuständigen Finanzamt.
Benefits (engl. Vorteil, Vorzug) sind besondere Zusatzleistungen, die Unternehmen ihren Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt gewähren. Mit diesen zusätzlichen Leistungen können Arbeitgeber:innen ihre Attraktivität für Arbeitnehmende auf dem Arbeitsmarkt erhöhen, die Mitarbeiterbindung und -motivation verbessern oder zeigen, dass sie die Leistung ihrer Beschäftigten anerkennen. Mitarbeiter-Benefits können finanzielle Leistungen in Form von Erstattungen, Gutscheinen oder Zuschüssen sein, sachliche Zuwendungen wie zum Beispiel technische Ausstattung oder ein Dienstrad bzw. Dienstwagen, aber auch Fort- und Weiterbildungsangebote oder Teambuilding-Maßnahmen.
Arbeitgeber haben gesetzlich die Möglichkeit, ihren Mitarbeitenden einen jährlichen Zuschuss von 600 Euro für gesundheitsfördernde Maßnahmen (lohn-)steuerfrei zu gewähren. Dabei handelt es sich um geldwerte Vorteile, welche zweckgebunden sind. Folgende gesundheitsfördernde Angebote, zum Beispiel von Krankenkassen oder privaten Anbietern, gehören dazu:
Ergänzend oder alternativ können Unternehmen die Gesundheit ihrer Mitarbeitenden fördern, indem sie sie dazu incentivieren, mit dem Fahrrad zur Arbeit zu kommen. Das können sie unter anderem mit einem Dienstrad-Leasing erreichen.
Mitarbeiterfluktuation ist für Unternehmen kostspielig, aber Maßnahmen, um Mitarbeitende im Unternehmen zu halten, oftmals auch. Mitarbeiterbenefits sind gerade in Budgetverhandlungen am Jahresende eine effiziente Möglichkeit für HR-Verantwortliche Lösungen für diese Herausforderung zu finden. Um die budgetären Vorteile von Mitarbeiterbenefits für das Unternehmen aufzuzeigen, hilft es, einen Business Case aufzustellen.
Corporate Benefits (engl. betriebliche Leistungen, Vorteile) ist ein alternativer Begriff für Mitarbeiterbenefits. Unternehmen können im Wettbewerb um vielversprechende Talente und High Potentials attraktive Zusatzleistungen anbieten, um Mitarbeitenden ihre Wertschätzung zu zeigen. Diese Employer Branding Maßnahmen unterstützen Unternehmen auch dabei, sich von anderen Wettbewerbern abzuheben. Welche Corporate Benefits sich für Unternehmen und Mitarbeitende besonders lohnen zeigt diese Übersicht.
Das Deutschlandticket ist als Jobticket der ideale Benefit für Mitarbeitende, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit kommen (wollen). Es ist ein Monatsticket, dass den uneingeschränkten Zugang zum öffentlichen Regional- und Nahverkehr in ganz Deutschland beinhaltet. Als “Flatrate für den öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV)” gilt das Ticket deutschlandweit in allen Linienbussen, Straßenbahnen, U-Bahnen, S-Bahnen, sowie in Nah- und Regionalverkehrszügen. Das sogenannte 49-Euro-Ticket ist ein digitales Ticket und wird damit ausschließlich als Handyticket per App oder auf einer Chipkarte angeboten werden. Am schnellsten und einfachsten geht die Einführung eines Deutschlandtickets für Mitarbeitende mit NAVIT. Als Jobticket-Angebot können Unternehmen das Ticket sogar günstiger erhalten.
Arbeitgebende können Mitarbeitenden, die mit dem Fahrrad zur Arbeit fahren wollen, ein Dienstrad als Mitarbeiterbenefit anbieten. In der Regel geht das über ein Dienstrad-Leasing. Das Leasing-Rad funktioniert prinzipiell genauso wie ein Dienstwagen: Arbeitgebende sind in der Regel der Leasingnehmer und stellen dem Mitarbeitenden das Fahrrad zur Verfügung. Die Mitarbeitenden dürfen es dann sowohl beruflich als auch privat nutzen, sie müssen sich aber an den Kosten beteiligen. Dafür wird eine monatliche Leasingrate vom Gehalt abgezogen. Die Finanzierung des Dienstrad-Leasings erfolgt entweder über Gehaltsumwandlung oder als Gehaltszusatz.
Employer Branding (engl. Arbeitgebermarkenbildung) bezeichnet die Umsetzung von Maßnahmen eines Unternehmens zum Aufbau und der Pflege einer eigenen Marke. Durch die entstehende Employer Brand wollen Unternehmen sich einen Vorteil gegenüber den Wettbewerbern am Arbeitsmarkt erarbeiten, indem sie ihre Attraktivität bei potenziellen Bewerber:innen steigern. Beispiele für Employer Branding sind unter anderem das Anbieten von attraktiven Mitarbeiterbenefits wie ein Mobilitätsbudget oder Dienstrad. Employer-Branding-Strategien werden von HR- und Marketing-Abteilungen geplant und verwirklicht. Dabei sind diese Employer Branding Maßnahmen vergleichbar mit anderen Marketingmaßnahmen zur Gewinnung von Kunden oder Partnern.
Der Essenszuschuss ist ein Mitarbeiterbenefit bzw. Sachbezug, welcher von Arbeitgebenden ausschließlich für Mahlzeiten gewährt werden darf. Dieser Zuschuss ist in den Lohnsteuer-Richtlinien festgeschrieben und setzt sich aus dem amtlichen Sachbezugswert (welcher entweder von den Mitarbeitenden oder vom Arbeitgebenden getragen werden kann) und dem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss zusammen. Der Gesetzgeber gewährt neben einem steuer- und sozialversicherungsfreien Anteil von 3,10 Euro einen Zuschuss in Höhe von 3,80 Euro, welcher pauschal mit 25% besteuert wird. Somit beträgt der Zuschuss insgesamt 6,90 Euro pro Mahlzeit. Ohne Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit oder gesetzlichen Feiertagen können pauschal 15 Essen und damit monatlich 103,50 Euro gewährt werden. Diese Form der Mitarbeiterverpflegung darf Mitarbeitenden auch als Gehaltsumwandlung angeboten werden.
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Für Mitarbeitende, die gerne Fahrrad fahren, können Unternehmen Diensträder oder E-Bikes über ein Fahrradleasing bereitstellen. Die Mitarbeitenden dürfen es dann sowohl beruflich als auch privat nutzen, sie müssen sich aber an den Kosten beteiligen. Dafür wird eine monatliche Leasingrate vom Gehalt abgezogen.
Nach einer definierten Laufzeit, in der Regel drei Jahre, endet das Leasing und Mitarbeitende können das Fahrrad entweder zurückgeben oder zum Restwert übernehmen. Ähnlich wie beim Dienstwagen sind Wartung und Verschleißteile normalerweise inbegriffen. Ob und wie viel Geld man beim Fahrrad-Leasing einsparen kann, hängt unter anderem vom Fahrradpreis und der Steuerklasse des Mitarbeitenden ab.
In den meisten Fällen wird das Fahrrad beim Dienstrad-Leasing über Gehaltsumwandlung finanziert. Arbeitnehmende verzichten für die Dauer der Überlassung auf Barlohn in Höhe der Nutzungsrate und gegebenenfalls der Versicherungen.
Beim Fahrtkostenzuschuss handelt es sich um eine freiwillige finanzielle Leistung des Arbeitgebers, mit der er die Mobilität seiner Mitarbeitenden unterstützen kann. Diesen steuerfreien Arbeitgeberzuschuss (Fahrten mit dem ÖPNV sind grundsätzlich steuerfrei) gewähren Unternehmen zusätzlich zum Gehalt. So können Mitarbeitende Fahrtkosten sparen und Unternehmen ihre Attraktivität als Arbeitgeber verbessern.
Die Work-Life-Balance spielt für die Zufriedenheit der Mitarbeitenden eine wichtige Rolle. Unternehmen können ihren Beschäftigten eine ausgewogene Balance zwischen Freizeit und Arbeit ermöglichen, indem sie flexible Arbeitszeiten anbieten. Dazu gehören neben Gleitzeit auch Angebote wie Homeoffice oder eine Workation.
Unternehmen haben die Möglichkeit ihre Mitarbeitenden mit Fortbildungsprogrammen zu unterstützen. Davon können auch Unternehmen profitieren, denn Arbeitgeber, die in die Kompetenzen und Fähigkeiten ihrer Beschäftigten investieren, sorgt für zufriedene Mitarbeitende und kann sie länger im Unternehmen halten. Mitunter können Unternehmen zudem staatliche Zuschüsse erhalten, wenn sie ihren Mitarbeitenden Fortbildungen anbieten.
Anstatt einer klassischen Lohnerhöhung können Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden Benefits als Gehaltsextra anbieten. Das lohnt sich für Unternehmen und Beschäftigte oftmals mehr als die Gehaltserhöhung, denn mehr Bruttolohn bedeutet nicht immer mehr Geld auf dem Konto. Die kalte Progression und die Steigerung der Abgabenlast tragen dazu bei. Mitarbeiterbenefits können hingegen oft steuerfrei angeboten werden.
Mehr Netto vom Brutto – welche:r Arbeitnehmer:in würde sich darüber nicht freuen? Um ihre Angestellten zu motivieren, zu belohnen und im Unternehmen zu halten, haben Arbeitgebende die Möglichkeit, das Gehalt ihrer Mitarbeitenden teilweise umzuwandeln, und zwar in einen finanziell attraktiven Mitarbeiterbenefit, wie zum Beispiel ein Dienstrad oder ein Mobilitätsbudget. Man spricht dann von Entgelt- oder Gehaltsumwandlung. Allerdings gilt es dabei, steuerliche Regelungen zu beachten.
Als geldwerter Vorteil gelten Sachleistungen, die der Arbeitgebende dem Arbeitnehmenden zusätzlich zum Gehalt zur Verfügung stellt. Dabei gilt stets der Betrag als geldwerter Vorteil, den der Arbeitnehmende bei einer selbstständigen Finanzierung in diese Sachleistung investieren müsste. Ein mit einem Sachbezug verbundener geldwerter Vorteil gilt laut §8 Einkommensteuergesetz (EStG) immer als ein steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen. Verschiedene Freigrenzen und Optimierungsmöglichkeiten machen es aber möglich, die Personalkosten sogar reduzieren zu können. Geldwerte Vorteile gibt es viele, diese zählen zu den beliebtesten:
Unter Incentives (engl. Anreize) versteht man bestimmte Zuwendungen an Arbeitnehmende, die deren Motivation und Leistungsbereitschaft fördern sollen oder deren Wertschätzung und Anerkennung dienen. Neben einer Gehaltserhöhung als klassischer Incentive, sind vor allem Sachprämien bei Mitarbeitenden sehr beliebt, da die Mitarbeitenden sie von der Steuer absetzen können. Neben finanziellen Prämien nutzen Unternehmen oft die folgenden Benefits zur Incentivierung:
Über den Sachbezug kann unter anderem auch der Internet-Zugang im Homeoffice von Mitarbeitenden gefördert werden. Arbeitgebende können ihre Mitarbeitenden mit einem Betrag von bis zu 50,00 Euro pro Monat bezuschussen. Geförderte Anwendungen sind hierbei Grundgebühren, Kosten für Flatrates aber auch notwendige Hardware und Software. Da der Zuschuss über den Sachbezug abgerechnet wird, ist dieser sozialversicherungsfrei und unterliegt einer 25%igen Pauschalsteuer.
Jobtickets sind vergünstigte Monatsfahrkarten für den öffentlichen Nahverkehr. Sie können seit 2019 steuerfrei an Mitarbeitende übergeben werden und so die betriebliche Mobilität klimafreundlicher machen. Arbeitnehmende müssen seitdem keinen geldwerten Vorteil mehr zahlen. Das bedeutet auch, dass Arbeitgeber zudem weitere finanzielle Zuschüsse unter der 50-Euro-Freigrenze an Mitarbeitende ausgeben können.
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Beratung buchenEin für Mitarbeitende mit Kindern interessanter Mitarbeiterbenefit ist der Kita-Zuschuss. Monatliche Kosten, die für die Betreuung, Unterbringung und Verpflegung der Kinder von Mitarbeitenden entstehen, kann der Arbeitgeber ohne Höchstgrenze voll steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Einzige Voraussetzung ist der Nachweis der tatsächlich entstandenen Kosten anhand des Originalvertrages der Kindertagesstätte.
Die Pauschalversteuerung ist eine Form der Steuererhebung, bei der Steuern nicht individuell, sondern pauschal auf der Basis vereinfachter Berechnungsgrundlagen erhoben werden. Diese Methode findet insbesondere in der Lohnsteuer Anwendung, wo sie eine alternative Versteuerungsmethode zu den sonst üblichen individuellen Steuerberechnungen darstellt. So wird es beispielsweise eine Pauschalbesteuerung von Mobilitätsbudget geben.
Mitarbeiterbenefits können als Sachbezug, auch Sachleistung oder Sachzuwendung genannt, zusätzlich zum Gehalt ausgegeben werden. Über den Sachbezug können verschiedene Services und Produkte als Benefits den Angestellten angeboten werden. Darunter fallen neben Mobilitätsbudgets auch Mitgliedschaften für Fitnessstudios oder Sportvereine sowie Kita-Gutscheine. Die aktuelle steuerliche Freigrenze für diese betrieblichen Zusatzleistungen liegt bei 50 Euro im Monat. Darüber hinaus fällt eine Pauschalversteuerung an.
Der Tankgutschein gehört mit zu den beliebtesten Benefits, gerade bei autofahrenden Mitarbeitenden. Mitarbeitende können gegen Abgabe des Tankgutscheins auf Firmenkosten ihr Auto betanken. Je nach dem mit welchen Tankstellenbetreibern das Unternehmen Partnerschaften unterhält, können Mitarbeitende den Tankgutschein bei ausgewählten Tankstellen nutzen oder uneingeschränkt. Eine Alternative zum Tankgutschein sind Tankkarten. Abgerechnet werden Tankgutscheine über den Sachbezug mit einer steuerfreien Freigrenze von 50,00 Euro pro Monat.
Als Alternative zu klassischen Tankgutscheinen gibt es Tankkarten einzelner Tankstellenketten. Eine Tankkarte funktioniert ähnlich wie eine herkömmliche Kreditkarte. Die Mitarbeitenden verwenden sie an der Tankstelle, indem sie sie am Kartenterminal einschieben oder kontaktlos verwenden. Die Kosten werden dann direkt von einem vorab festgelegten Konto abgebucht. Dies ermöglicht Unternehmen eine transparente Verwaltung der Ausgaben.
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Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
