Fahrtkostenzuschuss 2024 im Überblick: Das müssen Arbeitgeber wissen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Was ist der Fahrtkostenzuschuss? Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwiliige Arbeitgeberleistung an Mitarbeiter für den Weg zur Arbeit - unabhängig davon, welche Verkehrsmittel sie wählen. Ausgezahlt wird ein Betrag von 0,30 Euro pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsplatz und nur für die Tage, an denen Mitarbeiter am Arbeitsplatz sind.
• ‍Wer hat Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss? Den Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber können alle Vollzeitkräfte, Teilzeitkräfte, Auszubildende und Minijobber auf 520-Euro-Basis erhalten.‍
• Mitarbeiterbindung. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mobilitätszuschuss oder Mobilitätsbenefit und eignet sich als ein Instrument zur Mitarbeiterbindung, besonders für Mitarbeitende, die etwas weiter weg von der Arbeitsstätte wohnen.
• ‍Abrechnung & Versteuerung. Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Gehaltsextra und wird mit dem monatlichen Gehalt ausgezahlt. Gewährte Fahrtkostenzuschüsse werden mit 15% Lohnsteuer pauschal besteuert. Für Arbeitnehmer ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, denn der Arbeitgeber zahlt die Steuern. Dies kommt einer Nettolohnoptimierung gleich.
• ‍Zu beachten. Der Zuschuss kann nur Mitarbeitenden ausgezahlt werden, die regelmäßig zur Arbeit pendeln. Es gilt in vielen Fällen eine jährliche Obergrenze von 4.500 Euro (gleiche Obergrenze wie bei Werbungskosten). Hinzu kommt: Gewähren Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse, können Mitarbeiter diese Kosten in ihrer Steuererklärung nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.

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Inhalt

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Fahrtkostenzuschuss 2024 im Überblick:

• Der Fahrtkostenzuschuss ist eine monatliche Zahlung mit dem Gehalt, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden als Ausgleich für ihre Fahrtenkosten zum Arbeitsplatz gewähren können.
• Der Fahrtkostenzuschuss gilt unabhängig vom Verkehrsmittel. Beschäftigten steht es frei, wie sie zur Arbeit kommen, ob mit Bus und Bahn, dem Fahrrad oder dem Auto.
• Berücksichtigt werden die Tage, an denen die Mitarbeitenden tatsächlich zur Arbeit pendeln. Pro Entfernungskilometer gibt es 0,30 Euro. Es zählt dabei die kürzeste bzw. verkehrsgünstigste Strecke.
• Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden, die regelmäßig ins Büro zum Arbeiten kommen, den Fahrtkostenzuschuss erhalten, d.h. sowohl Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch Auszubildende und Minijobber.
• ‍Bei Vollzeitbeschäftigten, die in der Regel täglich zum Arbeitsplatz pendeln, kann laut Gesetzgeber der Zuschuss ohne weitere Nachweise für 15 Tage im Monat angesetzt werden.
• ‍Als Gehaltsextra wird der Fahrtkostenzuschuss mit dem Gehalt ausgezahlt und mit lediglich 15% Lohnsteuer pauschal besteuert, wobei der Arbeitgeber die Steuern zahlt. So ist für Arbeitnehmende der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei.
• Arbeiten Mitarbeitende täglich im Homeoffice, können Arbeitgeber ihnen keinen Fahrtkostenzuschuss auszahlen. Kommen Mitarbeitende z.B. für zwei Tage in der Woche ins Büro, können sie den Zuschuss auch nur für diese beiden Tage erhalten.

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Grundsätzlich steigert der Fahrtkostenzuschuss, wie andere Mitarbeiterbenefits auch, die Motivation und Zufriedenheit deines Teams am Arbeitsplatz und ist damit ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung. Denn sie erhalten einen Ausgleich für die Kosten ihrer Fahrten zur Arbeit.

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Besonders lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss für Mitarbeitende, die weiter entfernt vom Arbeitsplatz wohnen. Grundsätzlich kann man sagen, dass sich der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ab einer Entfernung von 17 Kilometern zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte lohnt.

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Mit einer pauschalen Besteuerung von 15 % Lohnsteuer, die vom Arbeitgeber übernommen wird, kommen viele Mitarbeitende günstiger weg und erhalten unter dem Strich eine Nettolohnoptimierung. Ein weiterer attraktiver Vorteil des steuerfreien Fahrtkostenzuschusses: Als monatlicher Zuschuss zum Gehalt müssen deine Mitarbeitenden nicht bis zum Jahresende oder bis zur Steuererklärung auf eine Erstattung ihrer Fahrtkosten warten.

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Arbeitgeber sollten dennoch auch folgende Nachteile von Fahrtkostenzuschüssen für Arbeitnehmer beachten:

• Gewährt der Arbeitgeber dem Mitarbeitenden einen Fahrtkostenzuschuss steuerfrei, kann der Mitarbeitende am Jahresende keine Fahrtkosten als Werbungskosten steuerlich absetzen.
• Ein Fahrtkostenzuschuss ist für Arbeitgeber attraktiver als eine Gehaltserhöhung, denn sie sparen dadurch Sozialabgaben. Das kann dazu führen, dass Arbeitgeber eher bereit sind einen Zuschuss zu gewähren als eine höhere Lohnerhöhung, die für Arbeitnehmende mehr Vorteile hätte.
• Geringeres Arbeitslosengeld und Krankengeld als bei einer vergleichbaren Lohnerhöhung, da für die Berechnung der tatsächliche Lohn als Grundlage genommen wird. Genauso verhält es sich bei der Rente, die im Falle eines Fahrtkostenzuschusses geringer ausfallen würde.

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‍Wie Fahrtkostenzuschüsse abgerechnet und besteuert werden

Einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber in Höhe der sonst abziehbaren Entfernungspauschale gewähren, das bedeutet pro Entfernungskilometer 0,30 Euro.

Die pauschale Lohnsteuer von 15% ist dabei vom Arbeitgeber zu übernehmen, sodass Mitarbeitende den Fahrtkostenzuschuss steuerfrei und damit eine Nettolohnoptimierung erhalten. Zudem fallen auf den Fahrtkostenzuschuss keine Sozialversicherungsbeiträge an. Für die Berechnung der Höhe des Zuschusses wird die kürzeste oder verkehrsgünstigste Wegstrecke zwischen dem Wohnort des Mitarbeiters und dem Standort des Unternehmens verwendet.

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Das passiert bei höheren Fahrtkostenzuschüssen

Beschließen Arbeitgeber einen höheren Betrag als 0,30 Euro pro Entfernungskilometer auszuzahlen oder einen Zuschuss für Tage zu gewähren, an denen Mitarbeitende im Homeoffice gearbeitet haben, dann unterliegt diese zusätzliche Leistung dem individuellen Steuersatz der Mitarbeitenden.

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Alternativ können Arbeitgeber ein Mobilitätsbudget anbieten, welches als Sachbezug bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei ist (oder darüber hinaus pauschal besteuert).

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Wann ist der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei?

Es gibt zwei Ausnahmen, wann für den Arbeitgeber der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist:

1. Doppelte Haushaltsführung: Unterhalten Mitarbeitende beruflich außerhalb ihrer ersten Arbeitsstätte einen zweiten Hausstand, werden keine Steuern fällig.
2. Auszubildende: Erhalten Azubis einen finanziellen Zuschuss für Fahrten zwischen ihrer Wohnung und der Berufsschule, fallen keine Steuern an.

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Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?

Um den Fahrtkostenzuschuss korrekt zu berechnen, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden:

• Für die Berechnung des Zuschusses kommen nur die Tage in Frage, die tatsächlich zur Arbeit gefahren wurde.
• Zur Berechnung wird stets nur die einfache Strecke herangezogen und nicht Hin- und Rückfahrt. Beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beispielsweise 25 Kilometer, werden auch nur diese 25 Kilometer berechnet und nicht 50 Kilometer.
• Pro Kilometer und Tag werden pauschal 0,30 Euro erstattet. Bei 25 Kilometer wären das somit 7,50 Euro pro Tag.

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Wie verhält es sich, wenn Mitarbeitende ausschließlich öffentliche Verkehrsmittel nutzen? In diesem Fall ist es sinnvoller einen ÖPNV-Zuschuss, also z.B. das Jobticket steuerfrei anzubieten.

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Seit 2019 kann das Jobticket auch über die Obergrenze des steuerfreien Sachbezugs von 50 Euro bezuschusst werden. So kann der steuerfreie Sachbezug von 50 Euro für andere Mobilitätsbenefits, wie z.B. ein flexibles Mobilitätsbudget, genutzt werden. Mit dem Jobticket stellen Arbeitgeber den Mitarbeitenden kostenlose oder vergünstigte Monatsfahrkarten für den ÖPNV zur Verfügung, die nicht nur für den Arbeitsweg sondern auch für private Fahrten genutzt werden können.

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Im Hinblick auf die Steuererklärung gilt es zu beachten: Erhalten Mitarbeitende einen Fahrtkostenzuschuss, können sie in ihrer Steuererklärung keine Werbungskosten für die Fahrten zum Arbeitsplatz geltend machen. Ein Fahrtkostenzuschuss ist daher im Sinne der Mitarbeitenden nur dann attraktiv, wenn die Entfernung der Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz mindestens 17 Kilometer beträgt.

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Mit dem Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist nicht die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale gemeint. Während der Fahrtkostenzuschuss ein freiwilliges Angebot des Arbeitgebers ist, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um ein staatliches Angebot an Mitarbeitende und bietet ihnen die Möglichkeit ihre Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Allerdings haben beide Angebote den gewährten Betrag von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer (bzw. 0,35 Euro ab dem 21. Kilometer) gemein.

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Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mitarbeiterbenefit und damit als zusätzliche Leistung zum Gehalt ein effektives Instrument der Mitarbeiterbindung oder für die Rückkehr ins Büro. Arbeitgeber können den Zuschuss ihren Mitarbeitenden entweder als einzelne Leistung anbieten oder zusammen mit anderen, wie einem flexiblen Mobilitätsbudget.

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Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen höheren Betrag als die festgeschriebenen 0,30 Euro pro Kilometer oder bieten sie ihnen ein Guthaben in Form eines Mobilitätsbudget zur Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Sharing-Angeboten (z.B. Car-Sharing, Bike-Sharing, E-Scooter-Sharing) an, tragen die Mitarbeitenden die individuelle zusätzliche Lohnsteuer.

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Im Gegensatz zu einem Mobilitätsbudget oder dem steuerfreien Jobticket wird der Fahrtkostenzuschuss als Gehaltszusatz monatlich mit dem Gehalt direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen. Dadurch haben sie diesen Betrag zur freien Verfügung.

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Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht der einzige steuerfreie Zuschuss, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden anbieten können. Über den 50 Euro Sachbezug können Arbeitgeber weitere Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote ihren Beschäftigten bereitstellen und steuerfrei abrechnen.

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Hier sind weitere steuerfreie Zuschüsse, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gewähren können:

• Flexibles Mobilitätsbudget
• Deutschlandticket als Jobticket
• Dienstfahrrad
• Tankgutscheine oder Tankkarten
• Flexible Arbeitszeitmodelle
• Gesundheits- und Fitnessprogramme

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Darüber hinaus gibt es noch 10 weitere beliebte Mitarbeiterbenefits für Mitarbeitende, die Unternehmen anbieten können.

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Gesetzliche Grundlagen

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• Arbeitgeberleistungen für den ÖPNV: BMF-Schreiben vom 15.8.2019
• Steuerfreie Zuschüsse bei Jobtickets: § 3 Nr. 15 EStG
• Abgrenzung Geldleistung und Sachbezug: BMF-Schreiben vom 15.03.2022
• 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG
• Freigrenze beim 50 Euro Sachbezug: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG und R 8.1 Abs. 3 LStR
• Steuerliche Behandlung von Sachbezügen: § 8 Abs. 1 EStG

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FAQ Fahrtkostenzuschuss

Was ist der Fahrtkostenzuschuss?

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine freiwiliige Arbeitgeberleistung an Mitarbeiter, um sie bei den Kosten für die Fahrt zur Arbeit zu entlasten.

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Wer hat Anspruch auf Fahrtkostenzuschuss?

Grundsätzlich haben Beschäftigte keinen gesetzlichen Anspruch auf einen Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber. Denn die Kosten für den Arbeitsweg gehören zum privaten Lebensbereich des Arbeitnehmers und sind von diesem zu tragen. Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter allerdings freiwillig bei ihren Fahrtkosten unterstützen.

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Wie hoch ist der Fahrtkostenzuschuss 2024?

Der Fahrtkostenzuschuss beträgt für die einfache Strecke zur Arbeitsstätte 0,30 € pro Kilometer und Arbeitstag. Arbeitgeber versteuern diesen Zuschuss pauschal mit 15 %, zuzüglich Solidaritäts- und Kirchensteuer, oder individuell pro Mitarbeiter.

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Wir wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?

Zur Ermittlung der Fahrtkosten berechnet ein Arbeitgeber im Regelfall die anwendbare Pendlerpauschale (Formel: km x 0,30 Euro/km x Anzahl der Arbeitstage).In den Steuerjahren 2022 bis einschließlich 2026 werden ab dem 21.Kilometer zusätzlich acht Cent pro vollem Kilometer hinzuaddiert.

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Welche Fahrtkostenzuschüsse sind steuerfrei?

Der Fahrtkostenzuschuss ist grundsätzlich nicht steuerfrei. Arbeitgeber können den Zuschuss pauschal mit 15 % Lohnsteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer) versteuern, dann ist der Zuschuss für Mitarbeiter steuerfrei. Alternativ kann der Fahrtkostenzuschuss individuell versteuert werden. Dafür sind zusätzlich Sozialabgaben fällig.

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Für wen lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss?

Besonders für Mitarbeiter, die weiter entfernt vom Arbeitsplatz wohnen, lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss. Zudem ist der Fahrtkostenzuschuss auch für Minijobber, die nicht mehr als 520 Euro im Monat verdienen dürfen, eine Möglichkeit, das Gehalt zu erhöhen.

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_{Haftungsausschluss:}

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