Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist ein freiwilliger finanzieller Zuschuss, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden als Ausgleich für ihre Fahrtkosten zum Arbeitsplatz gewähren können. Dieser gilt unabhängig vom Verkehrsmittel, denn Beschäftigten steht es grundsätzlich frei, wie sie zur Arbeit kommen - ob mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder dem Auto.
Arbeitgeber können den Fahrtkostenzuschuss mit dem Gehalt auszahlen und ihn pauschal versteuern mit lediglich 15% Lohnsteuer. Da Arbeitgeber in der Regel die Steuer übernehmen, ist für Arbeitnehmer der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei. Berücksichtigt werden für die Berechnung des Fahrtkostenzuschusses die Tage, an denen die Mitarbeitenden tatsächlich zur Arbeit pendeln. Pro Entfernungskilometer erhalten sie 0,30 Euro. Es zählt dabei die kürzeste bzw. verkehrsgünstigste Strecke. Arbeiten Mitarbeitende täglich im Homeoffice, können Arbeitgeber ihnen keinen Fahrtkostenzuschuss auszahlen. Kommen Mitarbeitende z.B. für zwei Tage in der Woche ins Büro, können sie den Zuschuss auch nur für diese beiden Tage erhalten.
Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden, die regelmäßig ins Büro zum Arbeiten kommen, diesen Zuschuss erhalten, d.h. sowohl Vollzeit- und Teilzeitbeschäftigte als auch Auszubildende und Minijobber. Bei Vollzeitbeschäftigten, die in der Regel täglich zum Arbeitsplatz pendeln, können Arbeitgeber den Zuschuss ohne weitere Nachweise für 15 Tage im Monat ansetzen.
Mit einem Mobilitätsbudget die Mobilitätsbedürfnisse aller Arbeitsmodelle flexibel abdecken und Kosten sparen.
Beratung buchen
Grundsätzlich steigert der Fahrtkostenzuschuss, wie andere Mitarbeiterbenefits auch, die Motivation und Zufriedenheit der Beschäftigten am Arbeitsplatz und ist damit ein wichtiges Instrument zur Mitarbeiterbindung. Denn sie erhalten einen Ausgleich für die Kosten ihrer Fahrten zur Arbeit.
Besonders lohnt sich der Fahrtkostenzuschuss für Mitarbeitende, die weiter entfernt vom Arbeitsplatz wohnen. Grundsätzlich kann man sagen, dass sich der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer ab einer Entfernung von 17 Kilometern zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte lohnt.
Da Arbeitgeber den Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuern mit 15% Lohnsteuer, kommen viele Mitarbeitende günstiger weg und erhalten unter dem Strich eine Nettolohnoptimierung. Ein weiterer attraktiver Vorteil des steuerfreien Fahrtkostenzuschusses: Als monatlicher Zuschuss zum Gehalt müssen Mitarbeitende nicht bis zum Jahresende oder bis zur Steuererklärung auf eine Erstattung ihrer Fahrtkosten warten.
Dennoch kann der Fahrtkostenzuschuss Nachteile für Arbeitnehmer haben. Das sollten Arbeitgeber beachten:
Wie Arbeitgeber Fahrtkostenzuschüsse berechnen und versteuern können
Einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber in Höhe der sonst abziehbaren Entfernungspauschale gewähren, das bedeutet pro Entfernungskilometer 0,30 Euro.
Die pauschale Lohnsteuer von 15% ist dabei vom Arbeitgeber zu übernehmen, sodass Mitarbeitende den Fahrtkostenzuschuss steuerfrei und damit eine Nettolohnoptimierung erhalten. Zudem fallen auf den Fahrtkostenzuschuss keine Sozialversicherungsbeiträge an. Für die Berechnung der Höhe des Zuschusses wird die kürzeste oder verkehrsgünstigste Wegstrecke zwischen dem Wohnort des Mitarbeiters und dem Standort des Unternehmens verwendet.
Das passiert bei höheren Fahrtkostenzuschüssen
Beschließen Arbeitgeber, einen höheren Betrag als 0,30 Euro pro Entfernungskilometer auszuzahlen oder einen Zuschuss für Tage zu gewähren, an denen Mitarbeitende im Homeoffice gearbeitet haben, dann unterliegt diese zusätzliche Leistung dem individuellen Steuersatz der Mitarbeitenden.
Alternativ können Arbeitgeber ein Mobilitätsbudget anbieten, welches als Sachbezug bis zu 50 Euro pro Monat steuerfrei ist (oder darüber hinaus pauschal besteuert).
Wann sind Fahrtkostenzuschüsse steuerfrei?
Es gibt zwei Ausnahmen, wann für den Arbeitgeber der Fahrtkostenzuschuss steuerfrei ist:
Wie berechnet man den Fahrtkostenzuschuss?
Um den Fahrtkostenzuschuss korrekt zu berechnen, müssen einige Faktoren berücksichtigt werden:
Die Organisation der Mitarbeitermobilität kann herausfordernd sein. Wir sind der verlässliche Mobilitätspartner für Unternehmen wie persona service, Lufthansa, Flink, HelloFresh - mit 1000en von Nutzer:innen jeden Tag.
Beratung buchenMit dem Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist nicht die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale gemeint. Während der Fahrtkostenzuschuss ein freiwilliges Angebot des Arbeitgebers ist, handelt es sich bei der Pendlerpauschale um eine steuerliche Regelung mit der Angestellte ihre Fahrtkosten steuerlich absetzen können.
Beide Leistungen können in der Regel nicht gleichzeitig vom Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden. Wenn Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss gewähren, können Arbeitnehmer die Pendlerpauschale in ihrer Einkommenssteuererklärung nicht geltend machen. Es gibt allerdings eine Ausnahme: Liegt die Entfernungspauschale höher als der gewährte Fahrtkostenzuschuss, können Arbeitnehmer den Differenzbetrag in der Steuererklärung absetzen.
Beide Leistungen werden übrigens gleich berechnet: Sowohl für den Fahrtkostenzuschuss als auch für die Pendlerpauschale können für den Arbeitsweg pro Kilometer der einfachen Strecke 0,30 Euro angesetzt werden. Ab dem 21. Kilometer wird der Satz auf 0,38 Euro erhöht. Dabei spielt es keine Rolle, welches Verkehrsmittel Beschäftigte genutzt haben – ob Auto, Fahrrad oder öffentliche Verkehrsmittel. Da die Pendlerpauschale über die Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht wird, senkt sie das zu versteuernde Einkommen. Jedoch nur dann, wenn die gesamten Werbungskosten den jährlichen Pauschbetrag von derzeit 1.230 Euro übersteigen.
Ähnlich wie beim Fahrtkostenzuschuss gilt die Pendlerpauschale nicht für Arbeitstage im Homeoffice. Für die Telearbeit von zu Hause können Arbeitnehmer allerdings die spezielle Homeoffice-Pauschale in Anspruch nehmen. Für die Pendlerpauschale können jährlich maximal 230 Arbeitstage angesetzt werden. Der maximal zulässige Auszahlung für die Pendlerpauschale beträgt 4.500 Euro pro Jahr.
Neben einem Fahrtkostenzuschuss können Arbeitgeber ihren Angestellten auch ein Jobticket steuerfrei zur Verfügung stellen. Arbeitgeber können das Jobticket - oder auch das Deutschlandticket - beim Verkehrsunternehmen erwerben und an die Beschäftigten weitergeben. Auch beim Jobticket ist es wichtig, dass dieser Zuschuss zusätzlich zum Gehalt gewährt wird.
Seit 2019 kann das Jobticket auch über die Obergrenze des steuerfreien Sachbezugs von 50 Euro bezuschusst werden. So kann der steuerfreie Sachbezug von 50 Euro für andere Mobilitätsbenefits, wie z.B. ein flexibles Mobilitätsbudget, genutzt werden. Mit dem Jobticket stellen Arbeitgeber den Mitarbeitenden kostenlose oder vergünstigte Monatsfahrkarten für den ÖPNV zur Verfügung, die nicht nur für den Arbeitsweg sondern auch für private Fahrten genutzt werden können.
Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Mitarbeiterbenefit und damit als zusätzliche Leistung zum Gehalt ein effektives Instrument der Mitarbeiterbindung oder für die Rückkehr ins Büro. Arbeitgeber können den Zuschuss ihren Mitarbeitenden entweder als einzelne Leistung anbieten oder zusammen mit anderen, wie einem flexiblen Mobilitätsbudget.
Gewähren Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden einen höheren Betrag als die festgeschriebenen 0,30 Euro pro Kilometer oder bieten sie ihnen ein Guthaben in Form eines Mobilitätsbudget zur Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Sharing-Angeboten (z.B. Car-Sharing, Bike-Sharing, E-Scooter-Sharing) an, tragen die Mitarbeitenden die individuelle zusätzliche Lohnsteuer.
Im Gegensatz zu einem Mobilitätsbudget oder dem steuerfreien Jobticket wird der Fahrtkostenzuschuss als Gehaltszusatz monatlich mit dem Gehalt direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen. Dadurch haben sie diesen Betrag zur freien Verfügung.
Der Fahrtkostenzuschuss ist nicht der einzige steuerfreie Zuschuss, den Unternehmen ihren Mitarbeitenden anbieten können. Über den 50 Euro Sachbezug können Arbeitgeber weitere Corporate Benefits & Mitarbeiterangebote ihren Beschäftigten bereitstellen und steuerfrei abrechnen.
Hier sind weitere steuerfreie Zuschüsse, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden gewähren können:
Darüber hinaus gibt es noch 10 weitere beliebte Mitarbeiterbenefits für Mitarbeitende, die Unternehmen anbieten können.
Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
