Sachbezüge sind Arbeitgeberleistungen an Mitarbeiter, die nicht als Gehalt ausgezahlt werden, sondern in Form von Sachzuwendungen. Sie werden in der Regel als Mitarbeiterbenefit zusätzlich zum üblichen Gehalt gewährt und sind sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer eine beliebte Alternative zu einer Gehaltserhöhung, da Sachbezüge oftmals steuerfrei sind. Ein geldwerter Vorteil ist es dann, wenn der Arbeitnehmer normalerweise (mehr) Geld ausgeben müsste, um dieselbe Leistung zu erhalten.
Mögliche Sachleistungen sind beispielsweise beliebige Waren und Dienstleistungen, Gutscheine zum Erwerb von Waren und Dienstleistungen und auch Guthabenkarten, die als Zahlungsmittel dienen. Weitere steuerfreie Zuwendungen an Arbeitnehmer können zweckgebundene Arbeitgeberzuschüsse sein, wie z.B. der Essenszuschuss, Kindergartenbeiträge oder ein Internetzuschuss. Klassische Beispiele im Bereich Mobilität sind ein zur privaten Nutzung überlassener Dienstwagen, das Deutschlandticket als Jobticket oder Tankgutscheine.
Unterschied zwischen Sachbezug und geldwerter Vorteil
Die Steuerfreiheit macht den Unterschied zwischen einem geldwerten Vorteil und einem Sachbezug aus: ein geldwerter Vorteil muss grundsätzlich versteuert werden. Gehen gewährte Sachbezüge über die Freigrenze bzw. den Freibetrag von 50 Euro hinaus, werden sie als geldwerte Vorteile eingestuft und unterliegen einer Pauschalversteuerung.
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitern bis zu 780 Euro im Jahr steuerfrei zukommen lassen – und zwar über den steuerfreien Sachbezug. Um beim Sachbezug sowohl die Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsabgaben zu sparen, müssen Arbeitgeber folgende Voraussetzungen erfüllen:
Zu den steuerbegünstigten Sachbezügen gehören unter anderem:
Fällt ein Sachbezug nicht unter eine bestehende Vorschrift, kann er steuerfrei bleiben, sofern der Betrag 50 Euro monatlich nicht übersteigt und nicht anderweitig durch Bezüge ausgeschöpft ist. Das wird auch als 50-Euro-Freigrenze bezeichnet. Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse sind vor allem in § 3 EStG zu finden.
Was ist die 50-Euro-Freigrenze beim Sachbezug?
Bis zu dieser Freigrenze sind Sachbezüge steuerfrei, sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Das heißt, dass für Sachbezüge bis zu einem Wert von 50 Euro pro Monat weder Lohnsteuer noch Sozialversicherungsbeiträge anfallen.
Übersteigt der Wert der Sachbezüge diese 50-Euro-Grenze jedoch, wird der gesamte Sachbezug steuerpflichtig und in der Sozialversicherung beitragspflichtig. Entscheidend ist der Zeitpunkt des Zuflusses beim Mitarbeitenden.
Die 50-Euro-Freigrenze soll es Arbeitgebern erlauben, ihren Mitarbeitenden kleinere Sachbezüge steuerfrei zu gewähren. Die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze wird im Einkommensteuergesetz unter § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG definiert.
Beispiele für Gutscheine und Geldkarten als 50-Euro-Sachbezug sind:
Gutscheine und Geldkarten gelten nur dann als steuerfreier Sachbezug, wenn sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.
Die Kriterien des ZAG sind:
Gutscheine, die nicht die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG erfüllen, werden als Barlohn behandelt. Auch Gutscheine von Anbietern wie Amazon, Zalando etc. erfüllen diese Kriterien nicht, da sie einen unbegrenzten Akzeptanzstellenkreis haben. Sie gelten daher als Geldleistung, nicht als Sachbezug. Zudem sind Supermärkte mit sehr breitem Sortiment problematisch, Tankgutscheine, Buchhandels- oder Fitnessgutscheine werden hingegen als Sachbezug steuerfrei anerkannt.
Arbeitgeber müssen besonders darauf achten, dass die eingesetzten Gutscheine die Voraussetzungen erfüllen, da sonst der Verlust der Steuerfreiheit droht. Wenn sich Arbeitgeber unsicher sind, ob eine bestimmte Gutscheinkarte die genannten Voraussetzungen erfüllt, haben sie die Möglichkeit, vorab bei ihrem zuständigen Finanzamt eine Anrufungsauskunft einzuholen. Darin legt sich das Finanzamt dann verbindlich fest wie das geplante Gutscheinangebot lohnsteuerrechtlich behandelt wird.
Arbeitgeber können ihren Angestellten mit Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen eine Freude bereiten. Im Rahmen von Aufmerksamkeiten können Mitarbeiter Sachgeschenke bis zu 60 Euro pro Anlass steuerfrei erhalten.
Zu den besonderen persönlichen Ereignissen zählen z.B. Geburtstage, Hochzeiten, Jubiläen, Schulabschlüsse, Krankenbesuche etc.. Jährliche Feste wie Weihnachten gelten hingegen nicht als besonderer Anlass.
Der Gesetzgeber definiert Aufmerksamkeiten als „Sachleistungen des Arbeitgebers, die auch im gesellschaftlichen Verkehr üblicherweise ausgetauscht werden und zu keiner ins Gewicht fallenden Bereicherung des Arbeitnehmers führen“. Damit gehören sie nicht zum steuerbaren Lohn.
Aufmerksamkeiten sind unter anderem:
Grundsätzlich können Arbeitgeber Aufmerksamkeiten und steuerfreie Sachbezüge gleichzeitig anwenden. Das heißt: Es ist möglich, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern zum Geburtstag eine Aufmerksamkeit im Wert von 60 Euro zukommen lassen und die Mitarbeiter parallel monatlich eine Gutscheinkarte für bestimmte Waren im Wert von 50 Euro erhalten.
Beispiele für Sachbezüge sind:
Sachbezüge haben sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter verschiedene Vorteile.
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Der Sachbezug in der Lohnabrechnung
Das nachfolgende Abrechnungsschema bildet den Sachbezug in der Lohnabrechnung vereinfacht ab. Der Sachbezug entspricht in der Abrechnung einem bestimmten Geldbetrag.
Bruttolohn/ Bruttogehalt
+ Sachbezug (geldwerter Vorteil)
= Gesamtbrutto
- Lohnsteuer
- Kirchensteuer (nur bei entsprechendem Merkmal auf der Lohnsteuerkarte)
- Solidaritätszuschlag
- Arbeitnehmer-Anteil zur Sozialversicherung
= Nettolohn/ Nettogehalt
- Sachbezug (geldwerter Vorteil)
= Auszahlungsbetrag
Der Sachbezug muss vom Nettogehalt abgezogen werden, da er nur der Besteuerung und Beitragsberechnung unterliegt. Würde der Abzug nicht vorgenommen, hätte der Arbeitnehmer sowohl den Sachbezug (z. B. die kostenlose private Nutzung seines Dienstwagens) als auch den Geldbetrag. Der geldwerte Vorteil erhöht also nur das Steuer- und Sozialversicherungs-Brutto.
Dokumentationspflicht des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber muss sämtliche Sachleistungen im Lohnkonto des Mitarbeitenden dokumentieren. Auch Kopien, z. B. von Gutscheinen, fallen darunter. Dies ist auch der Fall, wenn der Sachbezug unter dem Freibetrag von 50 Euro bleibt. Unternehmen haben aber die Möglichkeit, beim örtlichen Finanzamt einen Antrag zur Erleichterung zu stellen. Ist dauerhaft gewährleistet, dass die Sachzuwendungen den Freibetrag monatlich nicht überschreiten, müssen Arbeitgeber diese Sachbezüge nicht im Lohnkonto dokumentieren.
Was sind Sachbezugswerte?
Sachbezugswerte sind gesetzlich in der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) verankert und sollen die Bewertung von Sachbezügen im Bezug auf Steuer- und Sozialabgaben erleichtern. Relevant sind hier vor allem die Sachbezüge Verpflegung und Unterkunft oder steuerfreie Lohnzuschläge. Die entsprechende Verordnung wird jedes Jahr durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales erlassen. Für Arbeitgeber sind die aktuellen Sachbezugswerte von Bedeutung.
Häufige Sachbezugswerte sind:
Wie hoch die Sachbezugswerte sind, wird von der Bundesregierung für jedes Kalenderjahr im Voraus festgelegt. Damit möchte der Gesetzgeber sicherstellen, dass für Arbeitnehmende, die anstelle eines Barlohns Sachbezüge erhalten, ein einkommensgemäßer Sozialversicherungsbeitrag entrichtet wird.
Das liegt auch im Interesse der Beschäftigten, denn nur so haben sie entsprechenden Anspruch auf volle Leistungen aus der Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung sowie eine Arbeitsförderung. Ohne eine Festlegung der Sachbezugswerte würde nur das gezahlte Gehalt gezählt werden, nicht aber die zusätzlich erhaltenen Sachbezüge.
Was wird sich bei den Sachbezugswerten 2025 ändern?
Die Werte für Unterkunft und Verpflegung werden für 2025, basierend auf der Verbraucherpreisentwicklung in der Zeit von Juli 2023 bis Juni 2024, wie folgt angepasst:
Die Änderungen treten am 1. Januar 2025 in Kraft. Arbeitgeber sollten diese Werte rechtzeitig in ihren Abrechnungen berücksichtigen, um Anpassungen der Lohnnebenkosten zu vermeiden.
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Viele Arbeitgeber möchten ihren Beschäftigten Mitarbeiterbenefits über Sachbezüge gewähren, ihnen dies im Sinne der Mitarbeiterzufriedenheit aber so bequem wie möglich machen. Dazu eignen sich sogenannte Sachbezugskarten oder Prepaid-Kreditkarten. Mit diesen Karten können die Mitarbeitenden über eine Benefits-Plattform auf verschiedene Angebote zugreifen. Im Gegensatz zum "herkömmlichen" geldwerten Vorteil können es Unternehmen hier auch zulassen, dass Mitarbeitende Guthaben ansparen können, um beispielsweise größere Wünsche zu erfüllen.
Viele Anbieter von Sachbezugskarten ermöglichen es Unternehmen meist, Benefitsangebote in verschiedenen Modulen zu buchen, beispielsweise passend für den Sachbezugswert von 50 Euro oder für Sachgeschenke zu besonderen Anlässen für 60 Euro.
Das Ergebnis: Es ergibt sich eine jährliche Ersparnis von 758,52€ für den Arbeitgeber.
Beispiel Übersicht: Jährliche Kosten Gehaltserhöhung vs. Bereitstellung 50 Euro Sachbezug über Anbieter
Was ist der Sachbezug?
Zum Sachbezug zählen im Sinne des Einkommensteuergesetzes alle Arbeitgeberleistungen, die in Form von nicht-monetären Zuwendungen Mitarbeitenden zusätzlich zum Gehalt ausgezahlt werden. Andere Begriffe für Sachbezüge sind daher auch Sachzuwendungen und Sachleistungen. Diese Leistungen sind Mitarbeiterbenefits und können Gutscheine oder Guthaben für Waren- und Dienstleistungen sein. Beliebte Benefits sind zum Beispiel ein Mobilitätsbudget, eine Tankkarte oder ein Essenszuschuss.
Welche steuerlichen Regelungen gibt es für den Sachbezug?
Diese Regelungen gelten für den Sachbezug:
Wann ist der Sachbezug steuerfrei?
Bis zu einem Betrag von 50 Euro ist der Sachbezug steuerfrei.
Können Unternehmen neben dem steuerfreien Sachbezug weitere Benefits anbieten?
Benefits für Mitarbeiter, die ebenfalls unter den Sachbezug fallen, können gemeinsam nur bis zu einer Summe von 50 Euro monatlich angeboten werden. Andere Benefits, unter anderem ein Deutschlandticket Jobticket, ein Essenszuschuss oder ein Internetzuschuss, können zusätzlich zum steuerfreien Sachbezug gewährt werden, da sie unter andere steuerliche Regelungen fallen.
Wie profitieren Arbeitgeber von einem steuerfreien Sachbezug?
Für Arbeitgeber sind gewährte Beträge im Rahmen des Sachbezugs steuerfrei und abgabenfrei im Gegensatz zu einer regulären Gehaltserhöhung. Bis zur Steuerfreigrenze von 50 Euro monatlich können sie die Bezüge auch als Betriebsausgaben absetzen. Darüber hinaus sind Sachbezüge ein effektives Instrument, um die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation zu steigern und damit für eine bessere Retention zu sorgen.
Weitere Informationen zum Sachbezug sind hier zu finden:
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Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
