Steuerfreie Tankgutscheine sind in vielen Unternehmen ein beliebtes Gehaltsextra für ihre Mitarbeitenden, gerade in Regionen, wo viele mit dem Auto zur Arbeit pendeln (müssen). Dabei geben Arbeitgeber den Mitarbeitern Tankgutscheine in Papierform, die an bestimmten Tankstellen eingelöst werden können. Einige Tankstellenbetreiber bieten mittlerweile auch wiederaufladbare Karten als Tankgutscheine oder Tankkarten an.
Der Gesetzgeber hat in der Vergangenheit immer wieder die Regelungen für die Nutzung des Tankgutscheins vom Arbeitgeber angepasst. Seit Anfang 2022 gilt so für den Sachbezug, über den Tankgutscheine oder Tankkarten für Mitarbeiter in der Regel abgerechnet wird, ein höherer Steuerfreibetrag. Dieser wurde von 44 Euro auf 50 Euro pro Monat angehoben. So können Arbeitgeber ihre Angestellten mit bis zu 50 Euro im Monat steuer- und sozialabgabenfrei unterstützen. Daher sind sie eine willkommene finanzielle Entlastung für pendelnde Mitarbeitende.
Doch was ist mit Mitarbeitenden, die kein Auto haben oder es nicht häufig nutzen? Der Einsatz von steuerfreien Tankgutscheinen kommt nicht dem gesamten Team zugute. Auch in Hinblick auf den Klimaschutz ist es keine gute Wahl das Autofahren explizit zu fördern. Deshalb gibt es inzwischen mit dem Mobilitätsbudget eine moderne Alternative, die sowohl für Mitarbeitende als auch für Arbeitgeber entscheidende Vorteile bringt und gleichermaßen für alle Mitarbeitenden eingesetzt werden kann. Dieser Artikel klärt über Tankgutscheine und Tankkarten auf, erläutert wie Arbeitgeber diese steuerfrei gewähren können und zeigt, warum das Mobilitätsbudget eine zeitgemäße Option sein kann.
Für viele Arbeitgeber sind Tankgutscheine eine bequeme Möglichkeit, ihre Mitarbeitenden finanziell zu entlasten, in der Annahme, dass ein großer Teil der Beschäftigten von ihnen profitiert. Deshalb werden diese gerne von Arbeitgebern als zusätzliches Gehaltsextra angeboten und als Mitarbeiter-Benefit für eine höhere Mitarbeiterbindung eingesetzt.
Der steuerfreie Arbeitgeberzuschuss für Mitarbeitende zum Tanken kommt in Papierform, als Tankkarte oder als digitales Guthaben und kann bei teilnehmenden Tankstellen eingelöst werden. Da die Tankgutscheine für Mitarbeiter unter den Sachbezug fallen und diesbezüglich der Steuerfreibetrag seit 2022 von 44 Euro auf 50 Euro erhöht worden ist, können Arbeitgeber ihre Angestellten mit bis zu 50 Euro im Monat steuer- und sozialabgabenfrei unterstützen. Daher sind sie eine willkommene finanzielle Entlastung für pendelnde Mitarbeitende.
Als Alternative zu klassischen Tankgutscheinen gibt es Tankkarten einzelner Tankstellenketten. Eine Tankkarte funktioniert ähnlich wie eine herkömmliche Kreditkarte. Die Mitarbeitenden verwenden sie an der Tankstelle, indem sie sie am Kartenterminal einschieben oder kontaktlos verwenden. Die Kosten werden dann direkt von einem vorab festgelegten Konto abgebucht. Dies ermöglicht Unternehmen eine transparente Verwaltung der Ausgaben.
Vorteile für Arbeitgeber
Vorteile für Arbeitnehmende
Mit einem Mobilitätsbudget die Mobilitätsbedürfnisse aller Arbeitsmodelle flexibel abdecken und Kosten sparen.
Beratung buchen
Es gibt drei Arten Tankgutscheine Mitarbeitern anzubieten:
Unternehmen erwerben Gutscheine (je maximal 50 Euro) bei einer Tankstellenkette oder kaufen Tankgutscheine online und händigen diese den Mitarbeitenden aus. Diese Gutscheine können bei einer bestimmten Tankstellenkette oder einer Gruppe von Tankstellen eingelöst werden. Gutscheine gelten nur für den Monat, in denen sie gewährt werden. Rückwirkend oder im Voraus gewährte Gutscheine sind nicht möglich.
Vorteile:
Nachteile:
Unternehmen können auch Tankkarten einer Tankstellenkette an ihre Mitarbeitenden aushändigen. Tankkarten für Mitarbeiter sind spezielle aufladbare Prepaid-Karten, die ausschließlich für den Kauf von Kraftstoff an Tankstellen verwendet werden können. Sie sind oft mit einem bestimmten Netzwerk von Tankstellen verbunden. Es lohnt sich ein Vergleich der Anbieter von Tankkarten. Zu beachten ist, die Tankkarte für Mitarbeiter auf maximal 50 Euro im Monat zu limitieren, damit der Sachbezug steuerfrei gewährt werden kann.
Vorteile:
Nachteile:
Als Alternative zu klassischen Tankgutscheinen und Tankkarten können Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein flexibles Mobilitätsbudget anbieten. Dieses Budget können Mitarbeitende nicht nur zum Tanken ausgeben, sondern damit auch den ÖPNV, Sharing-Angebote oder Fahrrad- und Auto-Abos nutzen. Das Tankguthaben wird über eine virtuelle Prepaid-Karte in der App des Mobilitätsbudget-Anbieters bereitgestellt.
Vorteile:
Sowohl Tankkarten als auch Tankgutscheine für Mitarbeiter sind oft an bestimmte Tankstellenketten oder Netzwerke gebunden. Zwar können Arbeitgeber mittlerweile Tankgutscheine online kaufen und müssen nicht mehr zur Tankstelle gehen, einen steuerfreien Tankgutschein für alle Tankstellen gibt es in der Regel nicht. Es ist wichtig, die Akzeptanzstellen im Voraus zu prüfen. Mobilitätsbudget-Anbieter wie NAVIT kooperieren jedoch mit mehreren Partnern und bieten Tankkarten an, die bei verschiedenen Tankstellenketten genutzt werden können.
Die Organisation der Mitarbeitermobilität kann herausfordernd sein. Wir sind der verlässliche Mobilitätspartner für Unternehmen wie persona service, Lufthansa, Flink, HelloFresh - mit 1000en von Nutzer:innen jeden Tag.
Beratung buchenBis zu einem Betrag von 50 Euro im Monat sind Tankkarten und Tankgutscheine vom Arbeitgeber als Mitarbeitergutscheine nicht steuer- und abgabenpflichtig, wenn sie als Sachzuwendung bzw. über den Sachbezug gewährt werden. Liegt der Wert des Tankgutscheins über 50 Euro, fallen für den gesamten Betrag Steuern und Abgaben an.
Als einzige Ausnahme bei Mitarbeitergutscheinen gelten Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen. Arbeitgeber können bis zu dreimal im Jahr Gutscheine mit einem Wert von höchstens 60 Euro steuerfrei ausgeben. Geschenke an Mitarbeiter über 60 Euro sind wiederum steuerpflichtig.
Arbeitgeber können den Tankgutschein oder die Tankkarte als Betriebsausgaben bzw. betrieblich veranlasste Sachzuwendungen steuerlich absetzen. So profitieren Unternehmen beim Bereitstellen von Tankgutscheinen und -karten nicht nur von einer besseren Mitarbeiter-Retention, sondern auch von steuerlichen Vergünstigungen.
Das sind die rechtlichen Grundlagen zum steuerfreien Tankgutschein auf einen Blick:
Somit können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern jährlich bis zu 600 Euro Tankgutscheine steuerfrei zukommen lassen. Der Tankgutschein für Mitarbeiter ist eine moderne Form der Mitarbeitermotivation und Belohnung.
Arbeitgeberzuschüsse wie Tankkarten und Tankgutscheine sind steuerfrei, wenn sie als Sachzuwendung angewendet werden und den monatlichen Steuerfreibetrag von 50 Euro nicht übersteigen. Das bedeutet, Mitarbeitende erhalten einen Tankgutschein oder eine Tankkarte steuerfrei, wenn sie von ihrem Arbeitgeber einen Sachbezug zusätzlich zu ihrem regulären Gehalt gewährt bekommen, der 50 Euro nicht übersteigt. Tankgutscheine dürfen nicht als Gehaltsumwandlung oder als Barlohn ausgezahlt werden.
Die Grenze von 50 Euro ist zudem eine Gesamt-Bruttogrenze, d.h. gewähren Arbeitgeber sowohl einen Tankgutschein als auch eine weitere Sachzuwendung (z.B. Fitnessstudio-Mitgliedschaft oder Deutschlandticket als Jobticket), so müssen die Kosten beider Leistungen zusammengerechnet werden. Wird dabei die monatliche Freigrenze von 50 Euro überschritten, fallen auf die ausgegebenen Mitarbeiterbenefits (Pauschal-)Steuern und Abgaben an. Die Bedingungen zum steuerfreien Tankgutschein sind in § 8 Abs. 2 Satz 9 EstG (Einkommenssteuergesetz) geregelt.
Arbeitgeber haben verschiedene Möglichkeiten, ihren Mitarbeitenden einen Tankgutschein steuerfrei zur Verfügung zu stellen. Hier sind die Optionen im Überblick.
Nicht nur direkt an Tankstellen können Arbeitgeber Tankgutscheine kaufen. Arbeitgeber können mittlerweile auch online Tankgutscheine kaufen und das ist in der Regel sogar einfacher und günstiger. Bei klassischen Tankstellenbetreibern und Anbietern wie Aral oder Shell können Arbeitgeber Tankgutscheine online bestellen und sich liefern lassen. In der Regel gibt es diese Tankgutscheine für Mitarbeiter in digitaler Form.
Der administrative Aufwand von Tankgutscheinen und eine wachsende Zahl an Arbeitnehmenden, die auf die Nutzung eines Autos verzichten und damit keinen Tankgutschein benötigen, machen den klassischen Tankgutschein unattraktiver. Alternativ können Unternehmen ihren Mitarbeitenden ein umfassenderes Mobilitätsbudget anbieten, welches flexibel für alle verschiedenen Verkehrsmittel verwendet werden kann. Ein flexibles Mobilitätsbudget reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand für den Arbeitgeber, sondern ist auch ein demokratischerer Mobilitätsbenefit als ein Tankgutschein, denn er kommt allen Mitarbeitenden gleichermaßen zu Gute. Für Pendler:innen, die dennoch mit dem Auto unterwegs sind, bieten Mobilitätsbudget-Plattformen ebenfalls die Option, das Mobilitätsbudget für Tankkarten einzusetzen.
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Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
