Tankgutscheine haben sich seit langer Zeit als Mitarbeiterbenefit oder Mitarbeitergutschein in vielen Unternehmen bewährt gemacht. Da besonders außerhalb urbaner Zentren viele Mitarbeitende mit dem eigenen Auto zur Arbeit fahren, profitieren besonders dort viele Arbeitnehmer von steuerfreien Tankgutscheinen. Doch oftmals sind Tankgutscheine auf einzelne Anbieter beschränkt. So gibt es mittlerweile digitale Benefit-Lösungen, die sich für Unternehmen und Mitarbeiter mehr lohnen.
Alle Infos für Arbeitgeber im Überblick: Wie funktionieren Tankgutscheine für Mitarbeiter, wann ist der Tankgutschein für Mitarbeiter steuerfrei und welche Alternativen stehen Unternehmen zur Verfügung, um ihren Mitarbeitern bessere Benefits zu bieten?
Für Arbeitgeber bieten Tankgutscheine eine praktische Möglichkeit, steuerfreie Benefits für Mitarbeiter zu gewähren. Diese Gutscheine zum Tanken ermöglichen es den Arbeitnehmenden, bequem und ohne zusätzliche Kosten an Tankstellen zu bezahlen. Für Arbeitgeber bedeutet dies nicht nur zufriedenere Mitarbeiter, sondern auch einen steuerlichen Vorteil.
Denn im Rahmen des Sachbezugs sind Tankgutscheine bis zu einem Betrag von 50 Euro pro Monat steuerfrei (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG) und müssen nicht als geldwerter Vorteil versteuert werden. Doch Vorsicht: Überschreitet die Summe aller Sachbezüge die Freigrenze, wird der übersteigende Betrag steuerpflichtig und pauschalversteuert. Tankgutscheine werden in der Regel in Papierform oder als digitale Gutscheine den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können mit einem Tankgutschein ihr eigenes Auto betanken. So können Tankgutscheine von den Mitarbeitenden unkompliziert für die täglichen Fahrten zur Arbeit oder auch für private Fahrten eingesetzt werden.
Tankgutscheine für Mitarbeiter funktionieren folgendermaßen:
Tankgutscheine haben sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer vielfältige Vorteile. Für Unternehmen stellen sie eine attraktive Möglichkeit dar, ihren Mitarbeitern steuerfreie Benefits zukommen zu lassen. Durch die Übergabe von Tankgutscheinen als steuerfreie Sachbezüge können Mitarbeitende ihre Tankkosten senken und gleichzeitig das Unternehmen als großzügig und fürsorglich wahrnehmen. Dies trägt zur Mitarbeiterzufriedenheit bei und stärkt die Bindung an das Unternehmen. Auch aus Sicht der Mitarbeiter sind Tankgutscheine äußerst vorteilhaft, da sie monatlich bis zu einer Freigrenze von 50 Euro steuerfrei bleiben.
Andererseits haben klassische Tankgutscheine vom Arbeitgeber den Nachteil, dass mit ihnen ein hoher Verwaltungsaufwand einhergeht. Denn Arbeitgebende müssen die Gutscheine jeden Monat manuell an die Mitarbeitenden verteilen und sie selbst bei den entsprechenden Tankstellen oder online die Tankgutscheine kaufen. Tankgutscheine für Mitarbeiter sind normalerweise auf einen Anbieter beschränkt und werden nur von diesen ausgestellt. Daher sind klassische Tankgutscheine vor allem für kleine Unternehmen geeignet.
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Im Grunde genommen können Arbeitgeber ihren Angestellten einen Tankgutschein in beliebiger Höhe überreichen. Um jedoch steuerliche Vorteile nutzen zu können und Tankgutscheine steuerfrei zu gewähren, sollten Arbeitgeber die steuerlichen Regelungen und bestimmte Freigrenzen beachten.
Als Sachbezug von 50 Euro
Als Sachzuwendung gemäß §37b EStG
Liegt der Betrag des Tankgutscheins über den Freigrenze von 50 Euro, haben Arbeitgeber die Möglichkeit, den Gutschein als Sachzuwendung nach §37b EStG abzurechnen. Der Gutschein kann dann pauschal versteuert werden, muss dabei aber unter der jährlichen Freigrenze von 10.000 Euro liegen.
Als Aufmerksamkeit:
Arbeitgeber können ihren Mitarbeitenden bis zu dreimal im Jahr eine Aufmerksamkeit im Wert von bis zu 60 Euro an deren persönlichen Anlässen, wie z.B. zum Geburtstag oder zum Jubiläum, steuerfrei schenken, so auch einen Tankgutschein.
Arbeitgeber können Tankgutscheine direkt von Tankstellen oder Tankkartenanbietern erwerben oder online Tankgutscheine kaufen und dann als Mitarbeitergutschein oder Geschenk an die Mitarbeitenden weitergegeben. Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Tankstellen oder Tankkartenanbieter spezielle Angebote für Unternehmen und deren Mitarbeitende haben, daher ist es ratsam, sich direkt an potenzielle Anbieter zu wenden, um Informationen über deren Möglichkeiten für Firmenkunden zu erhalten. Letztendlich liegt es am Unternehmen selbst, wie und wo sie Tankgutscheine für ihre Mitarbeitende beschaffen möchten.
Tankgutscheine sind in der Regel an vielen Tankstellen erhältlich. Große Tankstellenketten wie Aral, Shell, Esso und Total bieten oft Tankgutscheine an. Arbeitgeber können diese entweder direkt an der Tankstelle erwerben oder auch online auf den jeweiligen Websites kaufen und inzwischen auch über die Tank App des Anbieters. Darüber hinaus gibt es auch Supermärkte und Discounter, die Tankgutscheine als Teil ihrer Kundenbindungsprogramme anbieten. Es lohnt sich daher, regelmäßig nach Sonderaktionen und Angeboten Ausschau zu halten, um günstige Tankgutscheine für Mitarbeiter zu erhalten.
Kann ein Tankgutschein für alle Tankstellen genutzt werden?
Ein Tankgutschein ist in der Regel auf das Tankstellennetzwerk des Gutschein-Anbieters beschränkt. So kann beispielsweise eine Shell-Prepaid-Card nur bei Shell, ein Aral-Gutschein nur bei Aral eingelöst werden.
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Beratung buchenAlternativ zu Tankgutscheinen in Papierform oder digitalen Tankgutscheinen können Firmen auch auf digitale Tankkarten setzen, um ihren Mitarbeitern steuerfrei 50 Euro fürs Tanken zu ermöglichen, beispielsweise über eine Tank App. Tankkarten vom Arbeitgeber sind die flexibelste und modernste Form, einen Benefit fürs Tanken anzubieten. Einige Benefit-Anbieter, wie z.B. NAVIT, bieten digitale Tankkarten für Mitarbeiter an und haben zudem die Möglichkeit die Tankkarte als Hybridkarte auch für das Aufladen von Elektroautos zu verwenden. Der große Vorteil von digitalen Tankkarten ist oftmals, dass sie nicht auf einen einzigen Tankstellenbetreiber beschränkt sind, sondern mehrere Anbieter inklusive haben und somit ein ganzes Tankstellennetzwerk zur Auswahl haben. Sozusagen ein Tankgutschein für alle Tankstellen.
Die Nutzung der digitalen Tankkarte kann sowohl per App als auch über eine analoge Prepaid-Karte erfolgen. Dies gibt Mitarbeitenden nicht nur die maximale Flexibilität, sondern sorgt auch bei Unternehmen für einen geringeren Verwaltungsaufwand, da die Benefit-Anbieter der steuerfreien Gutscheine den Großteil der Verwaltung übernehmen. Darüber hinaus gewährleisten die Anbieter eine steuerkonforme Abrechnung. Darüber hinaus lassen sich Tankkarten auch mit einem Mobilitätsbudget kombinieren. Das ermöglicht zusätzliche Flexibilität für Mitarbeiter bei der Mobilität.
Ist ein Tankgutschein ein Sachbezug?
Ja, ein Tankgutschein für Mitarbeiter zählt als begünstigter Sachbezug, wenn Arbeitgeber die gesetzlichen Regelungen einhalten.
Sind Tankgutscheine für Mitarbeiter steuerfrei?
Überschreitet der Wert des Tankgutscheins 50 Euro im Monat nicht, ist der Tankgutschein für Mitarbeiter komplett steuer- und abgabenfrei.
Wie oft können Mitarbeiter einen Tankgutschein erhalten?
Als Sachbezug dürfen Arbeitgeber einen Tankgutschein maximal einmal im Monat an Mitarbeiter ausgeben. Dabei darf der Wert des monatlichen Tankgutscheins 50 Euro nicht übersteigen, wenn er steuerfrei bleiben soll.
Können Mitarbeiter Tankgutscheine sammeln?
Ja, Mitarbeiter können Tankgutscheine sammeln, sie müssen den Wert des Tankgutscheins im Monat nicht restlos aufbrauchen. Beispiel: Lässt ein Mitarbeiter im November sein Auto öfter stehen und verwendet den Tankgutschein dadurch nicht, stehen ihm im Dezember zwei Gutscheine mit je 50 Euro zur Verfügung. Dies gilt auch für die Folgemonate.
Achtung: Für Arbeitgeber ist eine Bündelung der Gutscheine und eine Überweisung des gesammelten Geldbetrags zum Ende des Jahres nicht steuerfrei möglich. Entscheiden sich Arbeitgeber dafür, müssen sie den gesamten Betrag versteuern.
Gibt es Höchstbeträge für Tankgutscheine?
Ja, es gibt einen monatlichen Höchstbetrag für steuerfreie Gutscheine, darunter zählen auch Tankgutscheine. Seit 2022 liegt der Höchstbetrag bei 50 Euro pro Monat und Mitarbeiter. Bei höheren Beträgen sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge fällig.
Können Arbeitgeber den Tankgutschein steuerlich absetzen?
Arbeitgeber können betrieblich veranlasste Sachzuwendungen, wie beispielsweise ein Tankgutschein für Mitarbeiter, als Betriebsausgaben angeben und somit steuerlich absetzen.
Wo können Arbeitgeber Tankgutscheine erwerben?
Arbeitgeber haben zwei Möglichkeiten, ihren Mitarbeitern Tankgutscheine steuerfrei als Sachbezug zur Verfügung zu stellen. Einerseits können Arbeitgeber Tankgutscheine selbst organisieren und verwalten und direkt bei den meisten großen Tankstellenketten wie Aral, Shell, Total etc. erwerben. Bei vielen Anbietern können Arbeitgeber den Tankgutschein auch online kaufen. Alternativ können Arbeitgeber Tankgutscheine über Benefit-Anbieter bestellen.
Gibt es steuerfreie Tankgutscheine auch in digitaler Form?
Je nach Anbieter lassen sich Tankgutscheine online kaufen oder auch digital erwerben. Trotzdem müssen Arbeitgeber den digitalen Tankgutschein monatlich neu kaufen. Und auch beim digitalen Tankgutschein gilt: Damit er steuerfrei bleibt, darf der Wert des Gutscheins die monatliche Freigrenze von 50 Euro nicht überschreiten.
Was sind Alternativen zum Tankgutschein?
Tankkarten von Mobilitätsbudget Anbietern oder Corporate Benefit Dienstleistern sind eine praktische Alternative zu klassischen Tankgutscheinen. Während Arbeitgeber sich bei klassischen Tankgutscheinen selbstständig jeden Monat um die Beschaffung kümmern müssen, bieten Tankkarten von spezialisierten Anbietern mehr Komfort, denn sie werden einmalig erworben und sind so lange gültig, bis der Vertrag mit dem Tankkarten-Anbieter ausläuft. Allerdings gilt auch bei Tankkarten die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge.
Gibt es Alternativen für Mitarbeiter, die kein Auto besitzen?
Auch Mitarbeiter, die kein eigenes Auto besitzen, können von Benefits für Mobilität profitieren, wie zum Beispiel dem Deutschlandticket als Jobticket oder dem Mobilitätsbudget, welches sich für verschiedene Mobilitätsangebote einsetzen lässt.
NAVIT übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit der bereitgestellten Informationen. Wir machen darauf aufmerksam, dass die Inhalte auf unserer Webseite lediglich dem unverbindlichen Informationszweck dienen und keine Steuer- oder Rechtsberatung im eigentlichen Sinne darstellen. Die Inhalte können und sollen eine individuelle und verbindliche Steuer- und Rechtsberatung, die auf individuelle Anforderungen eingeht, nicht ersetzen. Alle angebotenen Informationen sind ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Nahtlose Split-Zahlungen ermöglichen es den Unternehmen, das Ticket weiterhin steuerfrei über den 50€ Sachbezug und den ÖPNV-Zuschuss anzubieten.
