Viele Mitarbeitende sind täglich unzählige Kilometer beruflich unterwegs. Da kann bei den Fahrtkosten schon einiges zusammenkommen. Doch glücklicherweise gibt es für Mitarbeitende verschiedene Wege ihre Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Zwischen Fahrtkostenpauschale, Werbungskosten und steuerlichen Absetzmöglichkeiten für die tägliche Strecke zur Arbeitsstätte sollten sie jedoch ein paar Punkte beachten. In diesem Blogbeitrag klären wir über die verschiedenen Begriffe auf und erläutern deren Unterschiede und Gemeinsamkeiten.
Grundsätzlich gilt: Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, also dem regelmäßigen Arbeitsort, werden vom Arbeitgebenden keine Fahrtkosten erstattet, es sei denn, die Firma bietet das in Form eines Mitarbeiterbenefits an. Arbeitnehmende können jedoch die auf dem Arbeitsweg entstandenen Kosten durch die Entfernungspauschale als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung angeben. Für dienstliche Reisen gibt es die Kilometerpauschale.
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Die Fahrtkostenpauschale ist ein Sammelbegriff für sämtliche Pauschalen, die Berufstätigen zur Verfügung stehen. Darunter fallen sowohl die Pendlerpauschale bzw. Entfernungspauschale als auch die für Dienstreisen geltende Kilometerpauschale.
So können zum Beispiel Selbstständige von der Fahrtkostenpauschale Gebrauch machen, um Mehraufwendungen für Fahrten zum Büro, zu Kunden und für Dienstreisen steuerlich geltend zu machen.
Für den Weg zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte können Arbeitnehmende die Entfernungspauschale anwenden. Diese gilt für regelmäßige Fahrten ins Büro und kann für jeden Arbeitstag und die einfache Wegstrecke genutzt werden.
Für dienstliche Reisen oder Fahrten zu Kunden können Angestellte die Kilometerpauschale nutzen, um sich entstandene Fahrtkosten erstatten zu lassen.
Grundsätzlich gilt für alle Pauschalen der selbe Betrag in Höhe von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer, ab dem 21. Entfernungskilometer können Arbeitnehmende sogar 0,38 Euro pro Entfernungskilometer geltend machen.
Die Entfernungspauschale, auch besser bekannt als Pendlerpauschale, ist eine Möglichkeit für Arbeitnehmende, entstandene Fahrtkosten im Zusammenhang mit dem Weg zur Arbeitsstätte steuerlich geltend zu machen. Die Entfernungspauschale ermöglicht es, pro Arbeitstag 30 Cent pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte abzusetzen. Diese Fahrtkosten können im Rahmen der Steuererklärung angegeben werden, um Werbungskosten zu mindern und somit die Steuerlast zu verringern. Es ist wichtig zu beachten, dass die Pendlerpauschale nur für tatsächlich angefallene Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz gilt. Die Höhe der jährlichen Ersparnis hängt von der Entfernung zur Arbeitsstätte sowie der Anzahl der Arbeitstage ab.
Wichtig ist dabei, die regelmäßigen Fahrten zur Arbeit nachzuweisen und die kürzeste Strecke zu wählen.
Die Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale ist verkehrsmittelunabhängig. Von ihr profitieren Fußgänger:innen, Radler:innen, Motorrad-, Bus- und Bahnfahrer:innen sowie Autofahrer:innen gleichermaßen. Ausgenommen von der Pauschale sind jedoch Flüge.
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Beratung buchenWer auf Dienstreisen mit dem eigenen Auto unterwegs ist, kann von der Kilometerpauschale Gebrauch machen. Die Kilometerpauschale bietet Arbeitnehmenden die Möglichkeit, sich auf Dienstreisen entstandene Fahrtkosten erstatten zu lassen.
Aktuell können Arbeitnehmende über die Kilometerpauschale für Fahrten mit dem eigenen Auto 30 Cent pro gefahrenen Kilometer geltend machen. Für Strecken mit anderen motorbetriebenen Fahrzeugen, wie z.B. Motorrad, gilt eine Pauschale von 20 Cent pro Kilometer.
Von der seit 2021 erhöhten Entfernungspauschale bzw. Pendlerpauschale können Geringverdienende nicht profitieren, da ihr Einkommen unter dem Grundfreibetrag liegt und sie damit keine Einkommensteuer entrichten. Sie haben also nicht die Möglichkeit, die erhöhte Entfernungspauschale bei der Steuer geltend zu machen. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber die Mobilitätsprämie eingeführt. Die Mobilitätsprämie ist ein staatliches Förderprogramm, das im Rahmen des Klimapakets beschlossen wurde, und richtet sich an Geringverdienenden mit langen Arbeitswegen. So können auch sie von der Erhöhung der Pendlerpauschale profitieren.
Um die Mobilitätsprämie erhalten zu können, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
Für jeden Kilometer über 20 Kilometer erhalten Pendler:innen mit geringem Einkommen 14 Prozent der erhöhten Pendlerpauschale, was 4,9 Cent bzw. 5,43 Cent entspricht. Die Mobilitätsprämie gilt - wie die Entfernungspauschale - unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel. Die Mobilitätsprämie entlastet somit auch Fußgänger:innen oder Radfahrer:innen, die keine Fahrtkosten haben.
Als Alternative zu den oben genannten Möglichkeiten können Unternehmen auf ein Mobilitätsbudget für Mitarbeiter zurückgreifen. Dabei bekommen Mitarbeitende ein monatliches vom Arbeitgeber frei festgelegtes Budget, welches individuell für Mobilität verwendet werden kann. Die Abrechnung erfolgt über den Sachbezug oder über das Erstattungsprinzip.
Durch die Einführung einer Pauschalbesteuerung von Mobilitätsbudgets erhalten Unternehmen in Zukunft mehr Möglichkeiten nachhaltige Corporate Benefits verwaltungsarm anzubieten.
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