Die Bereitstellung eines Dienstwagens für Mitarbeitende ist für das Unternehmen mit erheblichen Kosten verbunden. Die Kosten von Firmenwagen für Arbeitgeber liegen pro Fahrzeug zwischen 150 und 800 Euro. Die große Differenz ergibt sich vor allem durch verschiedene Fahrzeugmodelle. Durchschnittlich müssen Unternehmen bei einem Firmenwagen mit rund 300 Euro monatliche rechnen. Logischerweise ist ein Kleinwagen günstiger als ein Fahrzeug der Oberklasse.
Doch welche Kosten auf Arbeitgeber und Arbeitnehmende letztendlich zukommen und welche Vorteile oder Nachteile mit Firmenwagen verbunden sind, sind weiterführende Überlegungen. Für die Budgetplanung und die Fuhrparkverwaltung sind diese Überlegungen genau wie exakte Aufstellungen von Kosten besonders wichtig. Unternehmen sollten ebenfalls Alternativen zum Dienstwagen in die Überlegungen einbeziehen.
Die Gesamtkosten eines Dienstwagens hängen unter anderem von den Steuern, der Versicherung, Werkstatt- und Betriebskosten ab. Hinzu kommen je nach Finanzierung die Anschaffungs- oder Leasingkosten, die ebenfalls einzurechnen sind. In der Regel wird der Großteil der Kosten vom Arbeitgeber getragen, der den Firmenwagen als Mitarbeiterbenefit gewähren möchte. Dennoch sollten auch Arbeitnehmende einige Aspekte beachten, die insbesondere bei privater Nutzung des Fahrzeugs relevant sind.
Leasingraten
In den meisten Fällen leasen Unternehmen einen Firmenwagen. Leasingfahrzeuge gehen nicht in den Besitz des Unternehmens über. Eigentümer bleibt die Leasinggesellschaft. Dabei berechnet der Leasinggeber dem Unternehmen eine monatliche Leasingrate für die Überlassung des Fahrzeugs, das heißt für die Möglichkeit, das Fahrzeug zu nutzen und zum Schutz vor dem Restwertrisiko sowie für den Service der Fahrzeugvermietung.
Um bei privater Nutzung den geldwerten Vorteil des Wagens zu berechnen, wird der Listenpreis des Autos herangenommen. Bei der 1-Prozent-Regel wird ein Prozent des Listenpreises auf das Bruttogehalt aufgeschlagen und muss vom Mitarbeitenden versteuert werden. Zusätzlich müssen Arbeitnehmende noch 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Kilometer für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte hinzurechnen. Das bedeutet: Je weiter Mitarbeitende vom Arbeitsort entfernt wohnen, desto mehr Steuern und Sozialabgaben müssen sie für den Dienstwagen bezahlen.
Anschaffungskosten
Neben dem Leasing gibt es noch immer einen hohen Anteil von Firmen, die Dienstwagen kaufen. In diesem Fall müssen sie Anschaffungskosten in die Kalkulation einrechnen, die insgesamt eine größere Summe Kapital binden. Das gilt insbesondere bei einem vorhandenen Fuhrpark der aus einer Vielzahl an Fahrzeugen besteht.
Versicherung
Firmenwagen benötigen wie private Autos auch eine gültige Versicherung. Unternehmen haben hier verschiedene Optionen. Eine Kfz-Haftpflichtversicherung ist mit höheren Kosten verbunden. Je nach Fuhrpark und Ausrichtung kann zudem eine Flottenversicherung sinnvoll sein, die jedoch mit entsprechenden Kosten einhergeht. Die Versicherung übernimmt bei einem Firmenwagen der Arbeitgeber.
Steuern und geldwerter Vorteil
Auch die Kfz-Steuern trägt der Arbeitgeber. Die Steuerhöhe wird vor allem vom gewählten Fahrzeugmodell bestimmt. In die Berechnung fließen die Hubraumgröße und der Schadstoffausstoß ein.
Für Arbeitnehmende ist wiederum der geldwerte Vorteil relevant, wenn sie das Fahrzeug auch für Privatfahrten nutzen. Diesen so entstandenen geldwerten Vorteil müssen Arbeitnehmende versteuern. Dabei können sie entweder von der 1-Prozent-Regelung oder vom Führen eines Fahrtenbuchs Gebrauch machen.
Versteuern Mitarbeitende den geldwerten Vorteil nach der 1-Prozent-Regelung entspricht das einer pauschalen Summe in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs. Diese Summe ist unabhängig von den erfolgten Fahrten, was sich je nach Anteil an Privatfahrten finanziell nachteilig auswirken kann. Im Gegensatz dazu ist ein Fahrtenbuch mit einem größeren Aufwand wegen der Aufzeichnungspflicht verbunden. Dafür werden lediglich die erfolgten Fahrten versteuert und es gibt keine pauschale Summe.
Werkstatt- und Betriebskosten
Bei laufender Nutzung entstehen bei Firmenwagen auch Werkstatt- und Betriebskosten, die vom Arbeitgeber getragen werden. Dieser Kostenfaktor gilt sowohl für Leasingwagen als auch für gekaufte Firmenwagen. Die genaue Höhe dieses Kostenpunktes schwankt sehr stark und hängt vor allem von einem erfolgreichen Schadenmanagement, der Art der Schäden und dem Fahrzeugmodell an sich ab. In der Praxis hat sich beispielsweise gezeigt, dass Elektroautos weniger wartungsintensiv sind als Fahrzeuge mit Verbrennermotor.
Laufende Betriebskosten
Schließlich fließen in die Kostenrechnung von Firmenwagen die laufenden Betriebskosten ein. Dabei handelt es sich beispielsweise um den Kraftstoff oder den Strom, der verbraucht wird. Zu den laufenden Betriebskosten zählen auch der Ölwechsel oder regelmäßige Reinigung des Fahrzeuges. Bei den laufenden Betriebskosten sind klare Absprachen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmenden wichtig, da diesen Kostenpunkt nicht automatisch der Arbeitgeber übernimmt. Unternehmen und Mitarbeitende können hier feste Absprachen in Form von Kilometerpauschalen oder anderen Lösungen treffen und schriftlich festhalten, um späteren Missverständnisse vorzubeugen.
Die Aufschlüsselung der Kosten zeigt, dass Arbeitgeber beim Firmenwagen mit mehreren verschiedenen Kostenfaktoren rechnen müssen. Im Vergleich zu anderen Mitarbeiterbenefits und betrieblichen Mobilitätsangeboten handelt es sich daher nicht um eine kostengünstige Option für Arbeitgeber. Welche Vor- und Nachteile Firmenwagen für Arbeitgeber letztendlich haben, hier in der Übersicht:
Vorteile:
Nachteile:
Eine Kostenaufstellung zeigt: Ein Firmenwagen ist mit Kosten verbunden und nicht zuletzt deshalb nicht immer ein attraktiver Benefit für Mitarbeiter.
Auch wenn der Arbeitgeber alle Kosten des Firmenwagens übernimmt, müssen Mitarbeitende deutliche Abzüge bei ihrem Nettogehalt hinnehmen. Stellt der Arbeitgeber hingegen die für den Firmenwagen entstehenden Kosten von beispielsweise 600 Euro als Mobilitätsbudget zur Verfügung, können Mitarbeitende frei und individuell entscheiden, mit welchen Verkehrsmitteln sie unterwegs sein möchten.
Nutzen Mitarbeitende den ÖPNV (beispielsweise über ein Deutschlandticket als Jobticket), so können diese Beträge sogar komplett steuerfrei ausbezahlt werden. Monatliche Beträge von 300 bis 800 Euro, wie sie bei Dienstwagen üblich sind, werden zudem von den wenigsten Mitarbeitenden abgerufen. Daher können Unternehmen mit einem Mobilitätsbudget nicht nur eine nachhaltige Mobilität der Mitarbeitenden fördern, sondern auch noch erheblich Kosten sparen. Diese entstandenen Ersparnisse können Arbeitgeber für weitere Benefits, wie beispielsweise einen Essenszuschuss, Kinderbetreuung oder Gesundheitsprogramme, die täglich genutzt werden, einsetzen.
