Unternehmen können ihre Mitarbeitenden zur Rückkehr ins Büro bewegen, indem sie sie mit neuen Erfahrungen und Möglichkeiten ansprechen. Dieser Artikel zeigt, welche das sind und wie das gelingen kann.
Während und nach COVID haben Arbeitsplätze auf der ganzen Welt einen unglaublichen Wandel durchgemacht. Von Vollzeit-Büro zu 100% Remote und zurück - oder doch eher hybrid?
Zwar versuchen viele Unternehmen, ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro zu locken. Doch die Beziehung vieler Mitarbeitenden zum Büro ist unwiderruflich gestört, und viele wünschen sich flexible Arbeitsmöglichkeiten. Hybride Arbeitsformen sind mittlerweile schwer wegzuverhandeln. Es wird für Unternehmen zunehmend schwieriger, nicht zumindest ein oder zwei Tage Remote-Arbeit zuzulassen.
Aus welchen Gründe Mitarbeitende sich gegen eine Bürorückkehr sträuben und wie sich dieser Widerstand gegen Back-to-Office überwinden lässt, wurde auf dem NAVIT Panel am 16. November 2023 heiß diskutiert. Wie können Unternehmen Mitarbeitende dazu bewegen, wieder gerne ins Büro zu kommen und worauf müssen Unternehmen dabei achten?
Ein Blick in die Verhaltenswissenschaften hilft. Dort gibt es den Begriff ‘Nudging’, was soviel wie "anstupsen" bedeutet. In diesem Artikel erörtern wir die Bedeutung von Nudging und zeigen, wie dieser Begriff im Zusammenhang mit hybrider Arbeit verwendet werden kann. Zudem stellen wir einige der effektivsten Methoden vor, mit denen Unternehmen ihre Mitarbeitenden durch den Einsatz von Engagement-Strategien zur Rückkehr in ihre Büros bewegen können.
Nudging ist die Praxis, Menschen dabei zu helfen, die beste Wahl zu treffen, indem die Optionen so gestaltet werden, dass das Ergebnis beeinflusst, aber nicht eingeschränkt wird.
Mit einfachen Worten: Nudging ist eine Strategie zur Verhaltensänderung, die es Organisationen ermöglicht, das Verhalten von Mitarbeitenden wirksam zu beeinflussen, ohne deren Entscheidungsfreiheit weiter einzuschränken oder ihnen verbindliche Verpflichtungen aufzuerlegen.
Denn in Anbetracht eines natürlichen Widerstandes gegenüber einer Verhaltensänderung bzw. einer Abkehr vom Status Quo oder einer Standardoption, heißt es in den Verhaltenswissenschaften, dass der wirksamste und effizienteste Weg, um Menschen zu Veränderungen zu bewegen, weder durch Erziehung noch durch Durchsetzung, sondern vielmehr durch adaptive Veränderungen in ihrem Arbeitsumfeld oder durch Nudges (Anstupsen) beschritten werden kann.
Nach der Post-COVID-Ära haben sich Arbeitnehmende in aller Welt an den Rhythmus von Remote Work gewöhnt und wollen den Geist nicht wieder in die Flasche stecken.
Für sie ist die Standardoption die Arbeit von zu Hause aus, und ins Büro zu pendeln ist ein erhebliches Hindernis im Vergleich zu ihrer Standardoption ‘Homeoffice’. Es ist also nicht verwunderlich, dass die Unternehmen vor der Herausforderung stehen, ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro zu bringen.
Der neueste Work Trend Index von Microsoft weist jedoch auch auf einige aufregende Zahlen hin, die Unternehmen dennoch Mut machen können und die sich die Führungskräfte von Unternehmen genauer anschauen sollten:
Im Folgenden sind einige der effektivsten Anstöße (Nudges) und Strategien zur Mitarbeiterbindung, die Unternehmen umsetzen können, um ihren Mitarbeitenden zu helfen, den neu definierten Zweck des Büros zu verstehen und die wahren Vorteile der Hybridarbeit zu erkennen:
Die Momente identifizieren, auf die es ankommt
Was würde die Mitarbeitenden dazu bewegen, ins Büro zu kommen, wenn sie remote arbeiten könnten? Zunächst gilt es die Aktivitäten zu ermitteln, bei denen ihre Anwesenheit am wichtigsten ist, und für diese Momente Anreize zu schaffen, damit sie daran teilnehmen.
Auch wenn es viele Beschäftigte gibt, die sich im Homeoffice produktiver fühlen, manchen Mitarbeitenden kann es helfen ins Büro zu kommen, weil sie einen Bürotag schlicht als prouktiv empfinden und sie nach einem Bürotag feststellen, dass sie produktiv waren, da sie sich mit Kollegen getroffen haben und zusammen an etwas Wichtigem gearbeitet haben.
Es hat sich auch gezeigt, dass die Teilnahme an wöchentlichen Team-Meetings die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen wiederherstellt. Mitarbeitende, die in letzter Zeit nicht an solchen Meetings teilgenommen haben, könnten dazu angeregt werden, an den nächsten Meetings teilzunehmen. Remote-Mitarbeitende könnten an den Meetings virtuell von einem lokalen Coworking-Standort aus oder mit Kollegen in der Nähe teilnehmen, was Möglichkeiten zur Vernetzung bietet und die Einsamkeit des Homeoffices überwindet.
Zudem können Unternehmen fixe Wochentage festlegen, an denen alle Mitarbeitenden ins Büro kommen (sollten), ganz gleich ob sie es Company Day, Team Day, Office Day oder Spirit Day nennen. Eric Grieben von Lendis stellte auf dem NAVIT Panel dazu heraus, dass Unternehmen “versuchen sollten, ein paar unterhaltsame Aktivitäten rund um diesen Tag zu bieten, da die Mitarbeitenden sonst keinen Drang verspüren, ins Büro zu kommen.”
Personalisierte Veranstaltungen und Aktivitäten
Die Teilnahme an Veranstaltungen und unterhaltsamen Teambuilding-Aktivitäten steigert die Kreativität und Produktivität der Mitarbeitenden und trägt zu einem niedrigeren Stressniveau bei. HR-Manager:innen können das Engagement ihrer Mitarbeitenden fördern, indem sie personalisierte Company Events oder Company Days organisieren, die es ihnen ermöglichen, mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, und ihnen das Gefühl geben, geschätzt zu werden. Dabei kommt es vor allem auf Personalisierung und maßgeschneiderte Möglichkeiten an. Mit seinen Teammitgliedern persönlich am Arbeitsplatz an etwas Wichtigem zu arbeiten, ist der perfekte Anstoß, um Mitarbeitende wieder ins Büro zu locken.
Neue gemeinsame Rituale schaffen
Um die Wiederherstellung des Gemeinschaftssinns und der Teambindung zu unterstützen, müssen Führungskräfte Erfahrungen schaffen, die Menschen auf neue Weise zusammenbringen. Sie sollten bewusst Gelegenheiten schaffen, um Kontakte zu knüpfen, zum Beispiel durch ein ausgedehntes Mittagessen in einem beliebten Restaurant in der Nähe des Büros, um Mitarbeitende ins Büro zu locken, oder vierteljährliche "Teamwochen" veranstalten, bei denen Mitarbeitende zu einer Reihe von täglichen Workshops zusammenkommen.
Jüngere Mitarbeitende sind besonders daran interessiert, die Zeit im Büro zu nutzen, um sich als Teil ihrer Teams zu etablieren und sich mit ihren Kollegen stärker verbunden zu fühlen. Deshalb sollten Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeitender bewusst zusätzliche Zeit für persönliche Kontakte einplanen. Und für Berufsanfänger:innen sollten sie gezielte Veranstaltungen organisieren, um ihnen beim Aufbau ihrer Netzwerke zu helfen.
Transparente und ehrliche Kommunikation
Einer der überzeugendsten Gründe, warum Menschen ins Büro kommen, ist, dass sie wissen, ob ihr Lieblingskollege oder Teammitglied auch da ist. Der Mensch ist ein soziales Wesen, und die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und mit anderen zusammenzuarbeiten, ist der wichtigste Grund, ins Büro zu kommen, wie auch der eingangs erwähnte Work Trend Index von Microsoft gezeigt hat.
Zudem kommen Mitarbeitende eher an den gleichen Tagen wie ihre Vorgesetzten ins Büro. Um die Mitarbeitenden dazu zu bewegen, ins Büro zu kommen, müssen die Führungskräfte mit gutem Beispiel voran gehen. Entscheidend dabei ist vor allem eine ehrliche und transparente Kommunikation und ein kollaborativer Ansatz. Für den Erfolg müssen die Mitarbeiter:innen einbezogen werden. Ein Top-Down-Ansatz wird nicht ausreichen. Es gilt Vereinbarungen zu schaffen, die von allen gerne angenommen werden, worauf auch Vera Schnabel von Gymondo auf dem NAVIT Panel hinwies:
"Wir sprechen immer davon, dass wir die Leute zurück ins Büro zwingen. Das bedeutet im Grunde, dass jemand eine Entscheidung über jemand anderen trifft. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, das Team einzubeziehen, um einen gemeinsamen Sinn und eine Übereinstimmung zu finden. Wir sollten über die höheren Ziele sprechen, warum wir das eigentlich tun."
Es zeigt sich vor allem eines: Unternehmen können erfolgreich ihre Mitarbeitenden zurück ins Büro holen, indem sie es sozial gestalten.
Bei der Rückkehr ins Büro geht es auch nicht um harte finanzielle Anreize, sondern darum den Mitarbeitenden eine angenehme Umgebung und gute Gründe zu bieten. Mit den hier vorgestellten Möglichkeiten kann die (teilweise) Bürorückkehr gelingen.
