Das Messen und Verbessern der Mitarbeiterproduktivität ist ein brandaktuelles Thema für Hybrid- und Remote-Manager. Es wurde auch auf unserem NAVIT "Back-to-Office" Panel am 16. November heiß diskutiert. Wir haben hier eine vollständige Übersicht zur Mitarbeiterproduktivität zusammengestellt und zeigen wie HR-Manager:innen die Produktivität ihrer Teams verbessern können.
Die Mitarbeiterproduktivität ist das Maß dafür, wie effektiv eine Person eine Aufgabe erfüllt. Sie bezieht sich auf das Verhältnis zwischen dem Output (Waren und Dienstleistungen), den ein Unternehmen produziert, und dem Input (z. B. Arbeit, Kapital, Energie oder andere Ressourcen), der zu ihrer Bereitstellung eingesetzt wird.
Für Unternehmen hat die Produktivität aus drei wesentlichen Gründen Priorität.
Deshalb sind Unternehmen oft bestrebt, ihre Produktivität zu verbessern, indem sie ihre Prozesse optimieren, in neue Technologien und Geräte investieren und ihren Mitarbeitenden Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Und daher überrascht es nicht, dass Manager:innen frustriert sein können, wenn die Produktivität sinkt.
Ein Produktivitätsverlust der Mitarbeitenden kann schwerwiegende Folgen haben, z. B. die Unfähigkeit, Kund:innen zu beliefern. Die Maximierung der Mitarbeiterproduktivität liegt daher in der Verantwortung aller, von den jüngeren Teammitgliedern bis hin zu den Führungskräften auf C-Level.
Unternehmen setzen in der Regel Erwartungen an die Mitarbeiterproduktivität, und von den Mitarbeitenden wird erwartet, dass sie eine bestimmte Menge an Arbeit innerhalb einer bestimmten Zeit erledigen. Beispiele hierfür sind:
Eine echte Messung gestaltet sich jedoch oft schwierig.
Produktivität war schon immer schwer zu messen, da sie traditionell entweder auf Selbsteinschätzung beruht (indem man die Mitarbeitenden fragt, ob sie sich produktiv fühlen) oder auf den Aktivitätsdaten der Mitarbeitenden, z. B. der Anzahl der gesendeten E-Mails oder der geschriebenen Codezeilen. Beides ist nicht besonders aussagekräftig.
Zudem können diese Messgrößen subjektiv sein. Microsoft berichtet zum Beispiel, dass zwar 87 Prozent der Mitarbeitenden angeben, dass sie bei der Arbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung produktiv sind, 85 Prozent der Manager:innen jedoch das Gegenteil glauben. Diese Diskrepanz bezeichnet Microsoft als "Produktivitätsparanoia".
Im Folgenden sind sechs Möglichkeiten zur Messung der Produktivität aufgeführt
Zeiterfassung
Eine gängige Methode zur Messung der Produktivität ist die Zeiterfassung. Desktop-Apps zeichnen Minute für Minute auf, was die Mitarbeitenden tun und ob dies produktiv ist. Außerdem können die Mitarbeitenden die Zeit verschiedenen Projekten zuordnen.
Zielverfolgung
Unternehmen können OKRs oder KPIs für die gesamte Organisation festlegen und jeden Mitarbeitenden bestimmte Ziele setzen und erfüllen lassen. Der Detaillierungsgrad ist geringer als beim Softwaremodell, aber es ermöglicht Unternehmen, die Produktivität in Bezug auf die Anzahl der erreichten Ziele zu verfolgen und die Ausrichtung auf die Prioritäten des Unternehmens zu verbessern. Ein Nachteil ist, dass das Festlegen und Verfolgen von Zielen lange dauern kann.
Agenturmodell
Ein reaktiverer Weg ist die Analyse des tatsächlichen Zeitaufwands anhand von Berichten. Kreativagenturen und Anwaltskanzleien gehen in der Regel so vor. Mitarbeitende werden aufgefordert, Berichte über ihren Zeitaufwand einzureichen. Das Management kann sehen, wie viele Stunden gearbeitet werden und wofür die Zeit aufgewendet wird.
Software-Modell
Remote- und hybrid-ausgerichtete Unternehmen könnten sich ein Beispiel an Softwareentwicklungsteams nehmen. In diesen Teams ist das Arbeitspensum klar festgelegt, und die einzelnen Mitarbeitenden weisen jeder Aufgabe "Story Points" zu unter Angabe wie lange sie voraussichtlich brauchen werden. Wenn die Arbeit beginnt, hat das Management einen Einblick, ob die Aufgaben rechtzeitig erledigt werden und ob die Teams daher so produktiv sind wie erwartet.
Metriken zur Zusammenarbeit
Wie gut die Mitarbeitenden zusammenarbeiten und miteinander kommunizieren, lässt sich verfolgen. Dies kann die Messung der Antwortzeiten auf E-Mails und Nachrichten, die Verfolgung der Anzahl der teilgenommenen Meetings oder die Verwendung von Tools wie Slack oder Microsoft Teams zur Überwachung der Teamkommunikation umfassen. Natürlich gilt es hier, Abwesenheiten und Krankheitsausfälle zu berücksichtigen.
Mitarbeiter-Feedback
Um noch einmal darauf zurückzukommen, wie Produktivität üblicherweise gemessen wird: Es hilft immer, die Mitarbeitenden zu ermutigen, Feedback zu ihrer eigenen Produktivität und der ihrer Kollegen zu geben. Diese qualitativen Aussagen können wertvolle Einblicke in die Art und Weise liefern, wie die Arbeit erledigt wird, und helfen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Die Verbesserung der Mitarbeiterproduktivität kann auf zwei Wegen erreicht werden:
Jede Verbesserung, die das Team anstrebt, sollte eine dieser beiden Voraussetzungen erfüllen, da sie sonst ihr Ziel verfehlen kann.
Im Zeitalter der Hybrid- und Remote-Arbeit arbeiten Teammitglieder anders als früher. Sie nutzen die Flexibilität des Homeoffice und arbeiten möglicherweise zu anderen Zeiten als in einer Büroumgebung, je nach dem wann sie sich produktiv fühlen. Das ist zu erwarten und sollte begrüßt werden. Kurz gesagt, man lässt die Mitarbeitende so produktiv sein, wie sie es für richtig halten, und konzentriert sich auf das Endergebnis und nicht auf den 8-Stunden-Arbeitstag, den Unternehmen gewohnt sind.
Frage dich und dein Führungsteam: “Was bedeutet Produktivität für uns?”
Lisa Rieh von Babbel hat das auf dem NAVIT “Back-to-Office” Panel so erläutert:
"Für mich ist Produktivität das greifbarste Ergebnis der eigenen Arbeit. Mitarbeitende fühlen sich eventuell im Homeoffice produktiver, da sie sich dort besser konzentrieren können. Gleichzeitig sollten sie die Möglichkeit haben, ins Büro zu gehen, um an etwas Wichtigem zu arbeiten, und auch in der Lage sein, ihren Teamkollegen zu helfen, ihre Ziele zu erreichen. Auf diese Weise möchte ich die Teams ermutigen, zu verstehen, warum sie ins Büro kommen."
Die subjektive Messung der Produktivität durch Manager:innen hat sich überlebt. Auf dem Weg zu einer hybriden Arbeitswelt braucht es einen ganz anderen Management- und Führungsstil. Ein Stil, der auf Kommunikation setzt und bei dem Manager:innen kontinuierlich Gespräche mit Mitarbeitenden führen und Feedback von ihnen einholen.
Es muss dabei darauf ankommen, ob jemand seine Arbeit effektiv erledigt oder nicht. Das Teamziel sollte auf die (jährlichen oder vierteljährlichen) Ziele des Unternehmens abgestimmt sein. Anschließend sollte klar formuliert werden, wie die einzelnen Teammitglieder diese Ziele erreichen sollen und wie ihre Fortschritte gemessen werden. Das Wichtigste dabei ist die regelmäßige und transparente Kommunikation.
Wie bereits erwähnt, sind regelmäßige Besprechungen besonders wichtig, wenn die Teammitglieder von zu Hause aus arbeiten. Selbst wenn die Prioritäten anfangs übereinstimmen, neigen die Dinge im Laufe der Zeit dazu, abzudriften. Daher empfiehlt es sich, wöchentliche Besprechungen zu Beginn der Woche abzuhalten, um die Prioritäten für die jeweilige Woche festzulegen. Unterstützend sind tägliche, kurze Check-Ins, um zu sehen, wer feststeckt und wer Hilfe gebrauchen kann.
Ziele können sehr transaktional sein und nicht mit der internen Motivation übereinstimmen. Daher sollte man nicht übersehen, wie wichtig es ist, die Mission und die Vision des Unternehmens kontinuierlich zu kommunizieren. Es kommt auch hier auf das Leadership Team an, dessen “Hauptrolle es ist, eine Vision zu haben, Ergebnisse zu erzielen und sich selbst und andere weiterzuentwickeln”, wie Meg Telson von GetYourGuide auf dem NAVIT Panel herausgestellt hat.
Für den Erfolg von hybriden Teams ist es aber vor allem entscheidend, eine gemeinsame Firmenkultur zu fördern und zu leben, damit sich Mitarbeitende mit dem Unternehmen identifizieren und verbunden fühlen. Die wertvolle, gemeinsame Erfahrung des Zusammenkommens im Büro sollte dabei nicht außer Acht gelassen werden.
Eric Grieben von Lendis vergleicht die Wichtigkeit einer Firmenkultur mit dem Fan-Sein eines Fussballvereins. So hat er das auf dem NAVIT “Back-to-Office” Panel geschildert:
"Man kann ein Fußballfan eines Vereins sein, ohne in der Stadt zu leben. Ich war einmal im Stadion und ich erzähle meinen Freunden und Kollegen immer wieder von diesem unglaublichen Tag. Ich glaube wirklich, dass es ein Moment ist, in dem man zusammenkommt und etwas feiert, das man in Ehren halten kann. Das kann man nicht durch irgendein Video-Meeting ersetzen."
Besonders in Zeiten der Mikroproduktivität sollten Manager:innen vorsichtig mit Meetings umgehen. Meetings können ein Produktivitätskiller sein. Eine Besprechung, die den Tagesablauf unterbricht, kann sehr störend und sehr teuer sein.
Shopify machte Anfang 2023 Schlagzeilen damit, dass es den Großteil seiner Meetings abgeschafft hat und so ungefähr 10.000 Kalenderereignisse aus den Mitarbeiterkalendern gelöscht und ca. 320.000 Stunden an Meetings eingespart hat. Ob der Move, alle wiederkehrenden Meetings ausnahmslos zu canceln, die One-Size-Fits-All-Lösung ist, darf bezweifelt werden. Entscheidend ist vor allem, dass Meetings vor allem eine klare Intention, ein klares Format, eine Agenda und zusammenfassende Meeting-Notizen haben, um die Meetings möglichst effektiv zu führen.
Hybrides Arbeiten beschreibt ein Spektrum von Orten und Arbeitsstilen. Daher sollten sich Unternehmen mit Arbeitsplatzoptionen jenseits von zu Hause oder dem Büro befassen. Nur weil sich Mitarbeitende zu Hause nicht konzentrieren können, heißt das nicht, dass sie das Büro besuchen wollen.
“Back-to-Office” bedeutet nicht gleich ein Produktivitätsgewinn, wenn Mitarbeitende einen nicht zu unterschätzenden Teil des Tages damit verbringen ins Büro zu pendeln, um an Zoom-Calls teilzunehmen, die sie auch von zu Hause erledigen können. Julia Carloff-Winkelmann von Dance schlägt vor, den “Mitarbeitenden die Freiheit und Flexibilität zu geben, den Ort zu wählen, an dem sie produktiv sein wollen. Das kann von zu Hause sein oder von einem Coworking Space aus.”
Um Mitarbeitende zurück ins Büro zu holen, bedarf es der Schaffung einer angenehmen Büroumgebung, einer Umgebung in der sich Mitarbeitende wohl fühlen können und in der sie wissen, dass es gute Gründe gibt hier zu arbeiten, zum Beispiel weil sie dort mit anderen in Person gezielt zusammenarbeiten können.
