In vielen Unternehmen galt lange Zeit der Dienstwagen als Statussymbol und wichtiger Anreiz für Mitarbeitende. Doch die Zeiten ändern sich, und die Mobilitätsbedürfnisse der Arbeitnehmenden entwickeln sich mit ihnen.
Es ist nicht mehr selbstverständlich, dass alle Mitarbeitenden einen Dienstwagen wollen. Immer mehr Menschen fordern Alternativen zum klassischen und persönlich zugeordneten Dienstwagen. Nicht zuletzt um das Erreichen der Klimaschutzziele im Verkehrssektor realistischer zu gestalten. Denn in Deutschland werden überwiegend Dienstwagen zugelassen und aufgrund von steuerlichen Privilegien fällt die Wahl meist auf große, emissionsintensive Fahrzeuge.
Eine für Unternehmen wie Mitarbeitende attraktive Alternative zum Dienstwagen ist ein flexibles Mobilitätsbudget, welches die Mobilitätsbedürfnisse der Belegschaft erfüllen und gleichzeitig die Kosten im Griff behalten kann. Zudem kann ein Mobilitätsbudget eine Verlagerung auf klimafreundliche Verkehrsmittel bewirken und letztendlich die Zahl der großen Dienstwagen verringern, wenn das Mobilitätsbudget ein Downsizing plus ergänzende Verkehrsmittel beinhaltet. Dieser Artikel klärt auf, wie das funktionieren kann.
Die Idee hinter dem flexiblen Mobilitätsbudget ist einfach und dennoch effektiv. Statt allen Mitarbeitenden einen Dienstwagen anzubieten, haben sie die Möglichkeit, ein Mobilitätsbudget zu erhalten, das aus den ursprünglichen Kosten eines Dienstwagens umgewandelt wird. Dieses Budget kann dann vielseitig eingesetzt werden, um die individuellen Mobilitätsbedürfnisse der Mitarbeitenden zu decken.
Das Mobilitätsbudget funktioniert ähnlich wie ein monatliches Gehalt, das für die Mobilität verwendet werden kann. Mitarbeitende haben die Freiheit, es für verschiedene Zwecke zu nutzen:
Ein Mobilitätsbudget bietet im Vergleich zum Dienstwagen einige Vorteile. Mitarbeitende gewinnen mit einem Mobilitätsbudget mehr Flexibilität bei der Wahl ihrer Verkehrsmittel. Im Gegensatz zum Dienstwagen können Mitarbeitende damit auch den öffentlichen Nahverkehr oder Sharing-Angebote nutzen.
Mitarbeitende, die doch einmal ein Auto benötigen, können Carsharing-Dienste oder für mehrere Monate ein flexibles Auto-Abo in Anspruch nehmen – je nachdem wie es zu den persönlichen Bedürfnissen passt.
Zudem ist das Mobilitätsbudget für Unternehmen meist kostengünstiger als ein Dienstwagen, da es keine Fixkosten wie Leasingrate, Versicherungen oder Wartungen beinhaltet. Auch hier bieten sich als Modul eines Mobilitätsbudgets flexible und zeitlich begrenzte Auto-Abos an, insbesondere wenn Firmen ein Fahrzeug nur saisonal benötigen.
Auch der Aufwand für die Verwaltung des Mobilitätsbudgets ist meist geringer als beim Dienstwagen. Durch automatisierte und steueroptimierte Mobilitätsbudget-Lösungen als App- oder Softwareanwendung reduziert sich der Verwaltungsaufwand für Firmen, Fahrtenbelege müssen für die Abrechnung nicht papierhaft eingereicht werden, sondern können per Scan-Upload übermittelt werden.
Das Mobilitätsbudget kann für alle Mitarbeitenden attraktive Möglichkeiten bieten. Für Dienstwagenberechtigte kann hier ein Anreiz geschaffen werden, den Dienstwagen
Für Beschäftigte ohne Dienstwagenanspruch besteht die Möglichkeit, das bereitgestellte Mobilitätsbudget im Rahmen der individuellen Mobilität oder für den Arbeitsweg einzusetzen. Mitarbeitenden können bei der Nutzung des Mobilitätsbudgets von Steuereinsparungen profitieren, den beispielsweise ist der ÖPNV steuerfrei.
Mitarbeitende, die einen Dienstwagen bekommen, müssen ihn nicht gleich aufgeben. Auch lassen sich je nach Firmenstruktur nicht alle Firmenwagen durch ein Mobilitätsbudget ersetzen. Ein Mobilitätsbudget kann hier als Ergänzung des Dienstwagens agieren. Hierdurch haben Mitarbeitende die Möglichkeit, sich für ein kleineres, effizienteres und günstigeres Fahrzeug – beispielsweise ein Elektrofahrzeug – zu entscheiden und im Gegenzug ein zusätzliches Mobilitätsbudget zu erhalten, das der Höhe des eingesparten Betrags entspricht.
Diese Praxis wird oft als Downsizing bezeichnet. Dabei wird der Dienstwagen durch ein kleineres und kostengünstigeres Modell ersetzt, während das Mobilitätsbudget für zusätzliche Flexibilität sorgt. Dies ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu senken, ohne auf die Vorteile eines Dienstwagens ganz zu verzichten.
Wenn die Voraussetzungen im Unternehmen stimmen, das Dienstwagen-Angebot durch ein Mobilitätsbudget zu ersetzen, sollten die Rahmenbedingungen abgesteckt werden. Sinnvoll ist es, dies in der bestehenden Car-Policy oder in einer neuformulierten umfassenderen Mobility-Policy festzuschreiben: Wer kann es für welche Fahrten in Anspruch nehmen und in welcher Höhe?
Bei dienstwagenberechtigten Mitarbeitenden kann die Referenzrate des ihnen zustehenden Fahrzeugs als Ausgangspunkt herangezogen werden. Will das Unternehmen mit dem Mobilitätsbudget Einsparungen erreichen, lässt sich die Summe auch unterhalb der Referenzrate ansetzen.
In welchen Stufen es angeboten wird, hängt davon ab, wie viele Mitarbeitende davon profitieren sollen beziehungsweise damit motiviert werden sollen, mit alternativen Verkehrsmitteln als dem Auto zum Arbeitsplatz zu gelangen. Somit lassen sich mehr Mitarbeitende als nur die erreichen, die für einen Dienstwagen berechtigt sind. Das steuert die Unternehmensmobilität und die Klimabilanz.
Darüber hinaus sollten Unternehmen klären, wie mit Restbeträgen, die am Monatsende übrig bleiben, umgegangen wird. Dafür gibt es ebenfalls verschiedene Szenarien, die eine Firma durchspielen sollte, um die bestmögliche Lösung zu erhalten. Zum einen kann die private Nutzung von Restbeträgen gestattet werden, um einen besonders sparsamen Umgang mit Mobilität zu belohnen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, das nicht verbrauchte Budget in ausgewählte Nachhaltigkeitsprojekte zu investieren.
Wie sieht die Versteuerung des Mobilitätsbudgets aus? Für das Mobilitätsbudget als Form der Mitarbeitermobilität besteht keine einheitliche steuerliche Regelung. Es kann steuerlich auf unterschiedliche Weise behandelt werden. Zum einen sind die Regelungen zur Versteuerung der Mitarbeitermobilität abhängig vom Zweck der Fortbewegung (beruflich oder privat) und der Wahl des Verkehrsmittels (z. B. ÖPNV oder individuelle Mobilität).
Ob und wie Arbeitnehmende das Mobilitätsbudget versteuern müssen, hängt außerdem von der Art der Handhabung und Abrechnung ab. Grundsätzlich lohnt es sich für Arbeitnehmende und Arbeitgeber, wenn sie das Mobilitätsbudget zusätzlich zum Gehalt gewähren. Es gibt drei verschiedene Lösungen ein Mobilitätsbudget umzusetzen, bei denen die Mitarbeitenden das Mobilitätsbudget steuerfrei erhalten können.
Wird das Mobilitätsbudget für ein Jobticket verwendet, fallen keine Steuern an. Ebenfalls bei der Nutzung eines Dienstrads, wenn das Mobilitätsbudget einem Gehaltsextra und nicht einer Gehaltsumwandlung entspricht. Mobilitätsbudgets als Sachbezug, etwa in Form von Prepaidkarten, werden niedriger besteuert als eine Gehaltsauszahlung. Hinsichtlich der Ausgestaltung eines Mobilitätsbudgets und dessen Versteuerung sollten Unternehmen und Arbeitgeber sich besser (steuerrechtlich) beraten lassen.
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