Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert und Unternehmen unfreiwillig getestet, wie gut sie für Remote Work aufgestellt sind. Viele Mitarbeitende und auch Unternehmen haben positive Erfahrungen gesammelt, das Ende des Büros hat sich jedoch nicht bewahrheitet, denn mittlerweile arbeiten die meisten Firmen daran, ihre Teams wieder zurück ins Büro zu locken. Dennoch: Eine vollständige Rückkehr ins Büro scheint dabei unwahrscheinlich, aktuell zeichnet sich der Trend ab, dass die Arbeit der Zukunft hybrid sein wird. Was bedeutet hybride Arbeit? Und wie gelingt es Unternehmen sich optimal für die flexible Arbeitswelt aufzustellen?
Hybride Arbeit (engl. Hybrid Work) bezeichnet eine zeit- und ortsunabhängige Form der Arbeit, bei der Arbeitnehmer:innen nicht mehr jeden Tag im Büro verbringen, sondern zu Teilen im Büro und außerhalb des Büros arbeiten. Es ist sozusagen eine Kombination aus Büroarbeit und Remote Work, also der Arbeit an einem Ort, der nicht das Büro ist. In der Regel ist das das Homeoffice, es kann aber auch jeder andere Ort mit einer stabilen Internetverbindung sein, beispielsweise ein Co-Working-Space, eine Bibliothek, ein Café während der Workation oder von unterwegs (im Zug der Deutschen Bahn).
Unter dem Strich ist hybrides Arbeiten ein flexibles Arbeitsmodell, das es Arbeitnehmenden ermöglicht, die Arbeitswoche effizient und individuell auf die eigenen Termine, Bedürfnisse und Lebenssituation anzupassen.
Wie genau so ein hybrides Arbeitsmodell in der Praxis aussieht, ist von Unternehmen zu Unternehmen verschieden und jedes Unternehmen kann dabei seine eigenen Richtlinien haben. Prinzipiell kann man jedoch sagen, dass jede Form der Arbeit hybrid ist, bei der mindestens ein Tag pro Woche außerhalb des Büros gearbeitet wird. Bei manchen Unternehmen ist die Aufteilung der Arbeit sogar umgekehrt und es gibt lediglich einen (festgeschriebenen) Bürotag in der Woche.
Hybrid Work ist nicht gleich Hybrid Work. Hybride Arbeit hat unterschiedliche Ausprägungen. Grundsätzlich gibt es zwei Dimensionen, die variabel ausgestaltet werden können: der Arbeitsort und die Arbeitszeit.
Wirklich entscheidend für die Art des hybriden Arbeitens ist in der Regel aber nur der Arbeitsort. Dabei unterscheidet man in der Regel zwischen:
Wird das hybride Arbeitsmodell um die Zeitdimension ergänzt, gibt es zusätzlich diese Varianten:
Hybride Arbeit soll die Vorteile aus Büroarbeit und mobiler Arbeit miteinander verbinden - das Beste aus beiden Welten sozusagen. Werden die notwendigen Voraussetzungen im Unternehmen geschaffen, bietet Hybrid Work zahlreiche Vorteile, sowohl für Arbeitnehmende, Unternehmen als auch gesellschaftlich.
Hybrides Arbeiten bringt grundsätzlich unter anderem diese Vorteile mit sich:
Vorteile
Doch Hybrid Work kann nicht nur Vorteile haben. Die Nachteile des hybriden Arbeiten können zum Beispiel sein:
Nachteile
Hybride Arbeit bietet nicht zuletzt auch gesamtgesellschaftliche Vorteile. Dadurch, dass Mitarbeitende weniger ins Büro pendeln und aufgrund von virtuellen Meetings eventuell seltener auf Geschäftsreisen sind, verringern sich die CO2-Emissionen. Hybrides Arbeiten trägt somit wirksam zum Klimaschutz bei.
Die Möglichkeit zu verstärkter Remote Work erhöht außerdem die Flexibilität bei der Wahl des Wohnorts. Fachkräfte sind nicht mehr gezwungen für ihren qualifizierten Job in die Großstadt zu ziehen, was zu einer höheren gesellschaftlichen Durchmischung und folglich zur Stärkung des ländlichen Raums führt.
Für Unternehmen ist der Wechsel hin zu einem hybriden Arbeitsmodell kein Prozess über wenige Tage oder Wochen. Der Prozess ist vielmehr geprägt von stetigem Lernen und regelmäßigen Anpassungen. Dennoch sollten sich Unternehmen vorab Gedanken machen, wie eine Transformation erfolgreich gestaltet werden kann und dafür die nötigen Voraussetzungen schaffen. Was also ist nötig, um die Herausforderungen der hybriden Arbeit zu meistern und von den Vorteilen zu profitieren?
#0 - Vision für die hybride Arbeit bestimmen
Als Ausgangspunkt für ein hybrides Arbeitsmodell sollten die Führungskräfte im Unternehmen zunächst festlegen, welche Rolle Remote Work im eigenen Unternehmen spielen soll, um so eine Vision für hybrides Arbeiten zu bestimmen, wie das Unternehmen zukünftig arbeiten will. Ist das vordergründige Ziel des flexiblen Arbeitsmodells eine mögliche Kostenersparnis oder stehen die Mitarbeitenden mit ihren individuellen Bedürfnissen im Fokus der hybriden Arbeit?
#1 - Für die richtige (technische) Ausstattung sorgen
Ist der Grundstein für Hybrid Work gelegt, ist es im nächsten Schritt essentiell für Hybrid Work, für eine professionelle (technische) Ausstattung zu sorgen, sowohl in den Büroräumen als auch individuell für alle Mitarbeitenden. Alle sollten von überall aus auf E-Mails und wichtige Dokumente zugreifen, an Meetings teilnehmen und einfach und unkompliziert mit Kolleginnen und Kollegen kommunizieren können. Dazu braucht es eine sichere IT-Infrastruktur und alle Mitarbeitenden müssen mit der passenden Hardware ausgestattet sein.
#2 - Das Büro zu einem Ort der Begegnung machen
Die Art und Weise, wie das Büro genutzt wird, verändert sich beim hybriden Arbeiten. Unternehmen sollten deshalb dafür sorgen, dass die Büroräume den neuen Anforderungen gerecht werden. Um hybrides Arbeiten erfolgreich zu etablieren, sollten Unternehmen ihr Büro unbedingt in eine hybride Arbeitsumgebung verwandeln und dabei beispielsweise die Ausstattung von Meetingräumen, Platz für kreatives Arbeiten und kollegialen Austausch sowie Ruhebereiche einplanen.
#3 - Gemeinsam mit den Mitarbeitenden klare Regeln und Grenzen festlegen
Bei reiner Präsenzarbeit im Büro sind Arbeit und Privates automatisch voneinander getrennt, der tägliche Arbeitsweg sorgt dafür, dass Mitarbeitende sich auf dem Weg ins Büro mental auf den Arbeitstag einstellen und auf dem Weg nach Hause abschalten können. Das ist beim hybriden Arbeitsmodell nicht unbedingt gegeben. Viele Mitarbeitende haben durch die fehlende räumliche Trennung von Arbeit und Privatem das Gefühl, immer erreichbar sein zu müssen. Deshalb ist es wichtig für die Tage mit Remote Work klare Regeln festzulegen, wann zum Beispiel die Kernarbeitszeiten sind oder eine Erreichbarkeit gewährleistet sein muss – und wann Anrufe oder E-Mails tabu sind (siehe dazu die Matrix oben).
#4 - Auf Eigenverantwortung statt auf Kontrolle setzen
Hybrides Arbeiten bedeutet, dass die Arbeit seltener „sichtbar“ im Büro stattfindet. Das erschwert für Führungskräfte die Kontrolle ihrer Mitarbeitenden. Stattdessen sollten Chefinnen und Chefs Vertrauen in die Autonomie sowie Eigenverantwortung ihrer Mitarbeitenden haben und sich darauf verlassen können, dass alle ihre Aufgaben zuverlässig und gewissenhaft erledigen. Für Mikromanagement ist in hybriden Arbeitsmodellen kein Platz.
#5 - Prozesse anpassen
Wenn ein Teil des Teams im Büro arbeitet und der andere Teil im Homeoffice, ist es umso wichtiger, Prozesse zu schaffen, die erstens sicherstellen, dass produktiv gearbeitet werden kann und zweitens dafür sorgen, dass keine Informationslücken entstehen. Deshalb sollten Führungskräfte den Austausch wichtiger Informationen gezielt fördern und einfordern sowie alle wichtigen Entscheidungen dokumentieren und zugänglich machen.
#6 - Tools für eine bessere Zusammenarbeit nutzen
Zusammenarbeit findet in einer hybriden Arbeitswelt immer mehr digital statt. Neben der richtigen technischen Ausstattung (siehe #1) und einer angepassten hybriden Büroumgebung sind die passenden HR- und Kollaborations-Tools wichtig, damit die Zusammenarbeit reibungslos funktioniert und die Produktivität gewährleistet wird.
#7 - Flexible Mobilitätsbenefits anbieten
Unternehmen, die auf Flexibilität setzen, sind nicht nur für die Zukunft besser gerüstet, sondern auch in der Gegenwart erfolgreich. Die Vorteile von Remote Work und hybriden, flexiblen Arbeitsmodellen werden durch das Angebot eines flexiblen Mobilitätsbudgets noch verstärkt.
Viele Menschen haben ihr Mobilitätsverhalten in den letzten Jahren grundlegend verändert und setzen verstärkt auf verschiedene Verkehrsmittel, um so ihre Mobilitätswahl an ihre Situation oder Anforderungen anzupassen, anstatt sich auf ein einziges Transportmittel zu verlassen.
Mit einem Mobilitätsbudget können Unternehmen ideal auf diese Wünsche und Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden eingehen. Denn das Mobilitätsbudget bietet flexible Mobilitätslösungen für das hybride Arbeitsumfeld der Mitarbeitenden.
#8 - Regelmäßig Feedback vom Team einholen
Nicht jede Mitarbeiterin oder jeder Mitarbeiter möchte gleich oft von zu Hause aus arbeiten oder hat die gleichen Vorstellungen davon, wie hybrides Arbeiten optimal funktioniert. Beim Etablieren von hybriden Arbeitsmodellen ist es deshalb wichtig, mit den Mitarbeitenden zu sprechen und Feedback einzuholen, wo sie gerade stehen und wie sich das hybride Arbeiten künftig vorstellen.
Alle Arbeitgebenden müssen für sich individuell festlegen, welches hybride Modell sie einführen. Das Festlegen auf ein bestimmtes Arbeitszeitmodell kann unter Umständen weitere große, zukünftige Veränderungen in Bezug auf die Arbeitsweise mit sich bringen: Eventuell beschließt das Unternehmen, parallel eine agile Organisation oder einen Bottom-up-Ansatz zu etablieren, um den geänderten Anforderungen von Hybrid Work gerecht zu werden. Damit geht ein flexiblerer und situativerer Managementstil einher, der eine neue Kommunikation und neue Kollaborationstools erfordert, genauso wie HR-Softwarelösungen zur Verbesserung der Effizienz und Kostenreduzierung, damit das hybride Arbeiten reibungslos funktioniert.
Besonders entscheidend ist dabei das Zwischenmenschliche. Wenn die Kolleginnen und Kollegen sich nicht regelmäßig im Büro treffen, kann eine angepasste Teamkultur helfen, zum Beispiel, indem Unternehmen einen fixen wöchentlichen Office Tag etablieren oder regelmäßige hybride, virtuelle Meetings aufsetzen, bei denen ein hoher Wert auf den informellen Austausch gelegt wird.
Die Arbeitswelt hat sich deutlich verändert. In den letzten Jahren hat sich ein Arbeitsmodell etabliert, das es zuvor nur vereinzelt gab. Hybrid Work ist mittlerweile keine graue Theorie mehr, sondern in der Praxis angekommen. Es wird insbesondere für die zukünftige Entwicklung der Arbeitswelt entscheidend sein, wie Unternehmen auf diese Entwicklung reagieren.
Bereits jetzt haben sich viele Unternehmen darauf eingelassen und die hybride Arbeit in ihre Unternehmenskultur aufgenommen. Das zeigt: Hybrid Work funktioniert. Die Zukunft der Arbeit - Stichwort New Work - ist hybrid.
