Bei manchen Unternehmen ist ein Kampf um die Rückkehr ins Büro entbrannt. Arbeitgeber wollen ihre Mitarbeitenden zurück aus dem Homeoffice ins Büro holen. Notfalls mit verschärften Bürorichtlinien. Viele Beschäftigte sind darüber nicht erfreut, in manche Unternehmen mussten ihre Büropläne aufgrund des Widerstands der Mitarbeitenden bereits revidieren. Denn die Mitarbeitenden haben sich an die Arbeit von zu Hause gewohnt und sich dahingehend eingerichtet. Unter den Differenzen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden leidet die Zusammenarbeit, die Teamdynamik und die Mitarbeiterbindung. 'Quiet quitting’ ist inzwischen bei vielen Beschäftigten zum Trend geworden.
Eine weitere Herausforderung für Firmen sind die ungenutzten Büroflächen und die damit verbundenen Kosten. Angesichts der aktuellen Unsicherheit, wie viele Mitarbeitende wann ins Büro zurückkehren, fällt es vielen von ihnen schwer, zu planen.
Wie kann die Bürorückkehr für Arbeitgeber gelingen, was müssen Firmen beachten, wenn sie die Arbeit vor Ort wieder forcieren wollen? Neben Fragen der Personalführung sollten Arbeitgeber auch rechtlich einiges beachten, wenn sie ihre Mitarbeiter aus dem Homeoffice zurück ins Büro holen. Denn: Geht das so einfach, die Präsenz der Beschäftigten im Büro wieder zu erhöhen?
Arbeitgeber sollten darauf achten, klare und präzise Richtlinien für die Bürorückkehr der Mitarbeitenden einzuführen, die einerseits eine gute Zusammenarbeit und effektive Kommunikation regeln, andererseits aber auch auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingeht, um deren Zufriedenheit und Motivation zu gewährleisten.
Diese vier Punkte sollten Unternehmen beachten, wenn sie die Rückkehr ins Büro organisieren:
Unternehmen sollten es ihren Mitarbeitenden ermöglichen, in einem ausgesprochen mobilen, kollaborativen und flexiblen Arbeitsumfeld den Arbeitsstil zu wählen, der ihre beruflichen und privaten Bedürfnisse am besten erfüllt. Von zufriedenen und motivierten Mitarbeitenden profitieren schließlich die Unternehmen selbst durch eine gesteigerte Leistungsbereitschaft und Performance.
Bei der Planung der Bürorückkehr sollte es Firmen nicht nur um Geschäftsergebnisse, Kostenersparnisse, Downsizing oder Mitarbeiterpräferenzen gehen. An erster Stelle sollten die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten stehen. Das beinhaltet zum Beispiel eine Eventualplanung für eine erneute Schließung des Büros in die Richtlinien aufzunehmen. Das kann dazu beitragen, den Stress für Mitarbeitende und das Chaos für das Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren.
Wie können Unternehmen ihre Richtlinien für die Rückkehr ins Büro am besten kommunizieren? Zum Beispiel kann ein “Back-to-Office”-Playbook dabei helfen, die Rückkehr ins Büro zu organisieren und Regeln für die Arbeit vor Ort klar darstellen. Ein Playbook gibt Mitarbeitenden einen praktischen Plan, klare Richtlinien und umfassende Transparenz. Eine klare Kommunikation sollte bei allen Unternehmen der Standard sein. Die Vorbereitung umsetzbarer, aber zugleich flexibler Regeln hilft Mitarbeitenden, die Wichtigkeit einer Bürorückkehr zu verstehen und selbst zu planen, wie sie sich die Zukunft der Arbeit vorstellen, ob zuhause oder im Büro.
Auch wenn flexible Arbeitsmodelle eine beliebte Lösung sein dürften, ist auch klar, dass dies nicht in allen Branchen, Unternehmen und Jobs umsetzbar sein wird. Zum einen ist der physische Kontakt miteinander entscheidend für die Zusammenarbeit in vielen Unternehmen. Wenn es also nicht möglich ist, allen Mitarbeitenden die gleiche Flexibilität zu bieten, oder wenn gute Gründe dafür sprechen, Mitarbeitende permanent ins Büro zurückzuholen, dann gilt es, die Erwartungen zu managen. Entscheidend für die Akzeptanz von “back-to-office”-Richtlinien ist zudem die möglichst frühzeitige Bekanntgabe der Pläne. Schließlich lassen sich dadurch die Erwartungen der Mitarbeitenden besser steuern und sie sind besser auf die Arbeit vor Ort vorbereitet.
Arbeitgeber setzen zunehmend wieder auf Büropräsenz. Return-to-Office-Strategien stehen ganz oben auf der To-do-Liste vieler HR- und People-Manager:innen. Damit wollen sie unter anderem folgendes erreichen:
Viele Unternehmen haben dahingehend ihre Bürorichtlinien verschärft und entschieden, dass es Vollzeitarbeit im Home Office nur noch in Ausnahmefällen geben soll. Beispielsweise kann das bedeuten, dass Mitarbeitende entweder mindestens an drei Tagen pro Woche zur Arbeit vor Ort erscheinen, oder sich sonst mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen konfrontiert sehen.
Nicht zuletzt kann eine Bürorückkehr auch für Arbeitnehmende vorteilhaft sein:
Neben einer 100%igen Büropräsenz für Mitarbeitende gibt es verschiedene Modelle für Hybrid Work.
Wichtig bei allen hybriden Arbeitsmodellen ist es, auf die Dos und Don’ts flexibler Arbeitsrichtlinien zu achten.
Vorteile für Arbeitgeber
Vorteile für Arbeitnehmer
Wie sieht die Zukunft der Arbeit aus: Remote oder zurück ins Büro? Durch die Erkenntnisse der Covid-19-Pandemie und zwei Jahre Home-Office haben Arbeitgeber die Möglichkeit, die eigene Unternehmenskultur und die Funktionalität des Büros zu überdenken und neu zu gestalten. Mit einer flexiblen Rückkehr ins Büro und hybriden Arbeitsmodellen haben sie die Chance den idealen Arbeitsplatz schaffen, an dem sich die Mitarbeitenden besser verbunden und geschätzt fühlen. Unternehmen können zudem innovative und intelligente Softwarelösungen einsetzen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, produktiver zu arbeiten, um die richtige Work-Life-Balance zu finden, oder die auf die gestiegene Arbeitsflexibilität optimal anspricht.
Die Planung der Bürorückkehr ist für Firmen definitiv eine komplexe Aufgabe. Es gibt keine Aktionspläne oder Richtlinien, die für alle Unternehmen, Branchen oder Mitarbeitenden gleichermaßen funktionieren. Doch Unternehmen, die ihre Pläne frühzeitig aufstellen und klar kommunizieren, zudem die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden verstehen und deren Erwartungen managen, sowie Sicherheit und Wohlbefinden zur Priorität machen, werden in der neuen Normalität der Arbeitswelt einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen haben.
